25个提高工作效率的方法

Alice-

您可以通过文中提出的建议，调整你的工作方法，简化你的运营流程。

这是特殊的一天，像其它一些天一样，7点开始，当你坐下来喝第一杯咖啡时，你希望开展实质性的策略计划，开展大项目，透彻的认识你的员工下个季度的需要，这些事都对你的长期发展有益。但事实上，你很少有可能开始做这些……。顾客的紧急电话，私人的急事，马上要开的会议，堆积如山的文件，还有一些你要核查和签字的文件等着你处理。一下就到了晚上7点了，而你做的仅仅是一些补救工作。你希望明天会不同吗？那么请阅读下面的25条，简化你要处理的事务，这样你就有时间做一些真正重要的事。如果你能将这样的想法带到工作中，你就能在每天中得到多一点的空闲时间。

技术

将你的公司技术流水化，这样就会减少每个人的工作。kevin mcelligott是位于加州nevada的itech developers的创始人，这是一个技术咨询及主机供应公司。他说，企业主通常“没有意识到他们可以把事情变得更简单一些。”下面介绍如何将你的公司技术变成一流的技术的工作方法：



1. 使用中心服务器。一个服务器可以作为公司的不断增加的文件的数据库。mike beltrano是位于伊利诺斯州的vernon hills的cdw公司的servers的生产管理监理，他说，与其将许多电脑连接起来，不如“选择服务器，它更可信，并能提高你的业务。”还有一个好处是：使用中心服务器存储重要的文件，更容易每天都能更新重要的文件。

2. 电话。你是否将时间花费在语言邮件上？voip系统能以最低的价格提供一种人性化的通讯。事实上，voip可以比传统的小办公室电话系统便宜40%，而且能为小公司提供有用的特点。譬如说，可以像附件一样处理语言邮件—剪贴，移动，删除等。henry kaestner是位于北加州cary 的bandwidth.com公司的ceo，这是一家专门为公司提供voip服务的公司。这种系统相当新，但却变得越来越流行，越来越可靠，kaestner说，语言邮件可以越来越像电子邮件。



3.在网上处理。如果你的公司已经安排了会计包处理你的文件，可以自动处理额外的东西。看看你的会计软件能否能像电子邮件那样记录下最近的支付内容。mcelligott说：“顾名思义，这个系统将告诉你什么时候打电话。”

mcelligott的自动记录处理器在每次提醒后都会被发发送给顾客，处理器在提醒三次会自动停止顾客服务。类似的，你的会计软件可以处理电子转换，所以你不用担心会耽误电子帐单。

4. 点击网页。你的网页是公司顾客找到公司的是主要方式。需要重点考虑的是确保顾客能找到相关的信息，而不要将所有的时间都花在制作地图上。网络faq列表可以减少顾客花在打电话问基本的问题的时间，也可以避免沮丧的顾客问其它不相关的问题。你不必是一个制作网面的专家。许多网页包括的公司可以提供一种可信的网址，而成本相对却更低，而许多网页提供工具进行网上购买或支付，这样的工作方法更有利于顾客找到你的公司。

金钱

金钱并非万恶之源，但却能引起许多麻烦。下面为您提醒五个技巧让您能巧妙的处理金钱问题：

5. 使用银行服务。manny calzon是位于佛罗里达tampa的merrill lynch的中心地区的财务经理，他说：“企业主拥有的一项资产是他们的现金。”但许多企业家不明白他们每个月要为银行付多少钱，要求使用银行陈述分析出具体的支付事项。calzon说：“针对你是否需要所有的需要付费的服务，你可以通过培训再做出决策，如果不是这样的话，你可以要求银行将程序流线化，减少相关的成本。”你可以再投资，将你的公司提高到更高的水平。

6. 使用电子填写系统。资产超过$1000万的，一年要填写250个或更多文档的公司要求使用电子税收填写表格。bradford hall是位于加州irvine的hall & company cpas的管理董事，他说：“小公司一般都不规则，他们需要电子自动付薪系统。”所以现在就开始让工作就得简单些。

7. 现在就支付，不要拖到后期。你可以提前支付小点的支票吗？如果你一个月支付$15而却选择六个月支付$90，你就能节省$1.95，以后你也不会有后期费用。最好的是，你不用花时间付费。

8.更新你的账目体系。hall说：“投资$1000万的公司应该有一个复杂的系统。”像businessworks， enterprise， great plains 和mas 90这样的软件会增加一个正在成长的公司的复杂性，但这些会使纳税及审查工作更简洁，

9.做记号。一个公司在不断的成长，却不了解行业内其它公司，是常见的事。和其它企业一样，你的会计已经计算出你的公司赚取了利润，你保留下数据，而末经过验证。hall说：“公司不会再利用这些数据。”

10. 进行合并。你可能支付的价钱有一点点高，但一年在同一个机构更新令你不满意的保险单，而不要一年三、四次的更新。这样你就能节省时间，scott simmonds是位于缅因州saco的insurance consultants的企业主，他说，你的保险代理公司“将要做的更好。”

管理

一天一天的管理员工，处理问题可能是一个棘手的问题。你是不是想将问题变得简单点？下面教你一些管理员工的工作方法。

11.雇用策略。创造网上申请表格，按照时间，薪水或教育水平设定界限。suzanne zuniga是位于科罗拉多州的colorado springs 的corvirtus的coo，这是一家人力顾问公司。有更多的选择意味着你能更快的找到适合雇用的人。

12.制定时间进度表。为员工建立一个时间进度表是一个耗时的工作，零售业尤其如此。但有一些软件包asgard system‘s time tracker， timeclock scheduler和timecurve scheduler，及一些其它的软件，这些软件能查出你的时间安排的错误事项，检查员工的时间和赚的钱。有些像timecurve scheduler这样的软件和quickbooks结合在一起，将支付薪水事项变得简单了。时间安排软件包的价格从$125到一千多元，价钱的多少取决于公司员工的多少，和你想购买什么样的软件，但从长期来看，这种投资会节省你的时间。许多公司在网站上提供各种软件让你试用。

13.雇佣cfo.有时代，一个记录员无法保证你做对全部的事。hall说：“公司企业主犯的最大的一个错误就是他们没有意识到他们需要一个经验丰富的cfo.”如今，有一些专门雇用cfo的员工代理机构。一个临时的cfo服务可能很贵，超过$1，000/天，但如果cfo能专注于你的公司，并能帮你得到利润，就物有所值。

14.加紧你的供应链。 john dubiel是总部在加州的raleigh的管理合伙人，这是一个帮助公司找出，发展和管理他们的供给策略链的公司。通过你的购买力量选择尽可能少的服务供应商，将你和供应商的关系加大。dubiel说：“简化并利用所有的资源。”

15. 外包你的人力资源功能。企业主花了三分之一的时间，进行薪水和福利决策。如果不能满足税收的最后期限或表格被填错了的话，他们就会有被处罚的危险。zuniga说：“将你的人力资源的工作外包给别人。”

16. 让更少的员工参加会议。在可以使用邮件更新的情况下，每周都需要员工会议吗？少点员工参加会议意味着说话更少，而行动更多。员人会感谢你的简洁：通过一个调查，有60%的管理人员抱怨他们在会议上的浪费的时间，74%的人对自己参加的会议表示怀疑。

市场推广

抓住顾客的注意力变得越来越困难。下面给你介绍一些可以增加你的市场推广作用的建议：

17.做一些数据资料。你的顾客怎么想你的公司？michael lebeau是位于康涅狄格的南norwalk的byte interactive的ceo，这是一个数据市场推广公司。

lebeau说：“你并不是在自己建立你的品牌，你的顾客对此起同样的作用。”简单的顾客评价卡或网络调查表格可以节约市场研究成本。

18.利用合作身份。和当地的公司合作有利于帮助你提高声誉。但找到一个适合的合伙人却非常花时间。你可能通过观察你的顾客，卖主和供应商简化这个过程。你已经知道其它人的服务，产品和市场推广，这样就能让你发展的更快，找到更有效的推动关系和支持者。

19. 直接找到顾客。你是不是在大部分美国人都上网的时代，还是将所有的时间都花在找大客户身上了，将钱花在tv广告上？peter koeppel是koeppel direct的创始人及主席，这是一家达拉斯的直接回复的tv媒体购买代理机构，它和像cigna， columbia house和directv这样的公司一样工作。将你的公司商业化，并将它们放到你的网上变得越来越贵，越来越难。koeppel说：“现在有技术以便如果有人登陆你的网站，商业自然就会上升，这是小公司可能用来打广告的工具，这样他们就不需要在电视上做广告。”

20. 得到信息。在这样一个人与人之间联系，通过电话，网络，目录，直接邮递的销售方式，就更容易失去品牌。为了简化起见，将你的业务分成5个主要渠道并每周找到一个主要的月市场推广信息，这样你就能使用所有的方式交流。你将会看到更少的顾客服务争论，让那些不理解你的员工的挫败感减少许多。

21. 巩固你的广告资料的收集时间。大多数企业主每周都进行广告陈述。相反，他们设定了一系统时间，譬如说周一的下午，这时候打广告的人知道他们能接触到顾客。每个人都要节约时间，而你就不必隐藏了。

私人时间

bo short是位于维吉尼亚charlottesville的非盈利组织american leadership foundation的主席，他说：“工作很容易消耗你的时间，但如果你做工作，工作会将你的时间全部占去吗？”下面介绍五个方式让你的生活更加协调：

22.选择哪些事项需要外包出去。你不需要事必躬亲；你可以让别人帮助你完成一些工作。外包一些任务让你有时间集中精力做别的事情，即便是时不时的打打高尔夫球也好。而且，short说：“你是顾客，他们就会对你更好。”你还要学会将任务安排给你的员工。

23.设定界线。在午饭后留下10分钟处理私人电话。无论多忙，每天都要设定一个固定的时间离开公司。在你晚上睡觉前，都至少花两个小时做一些有趣的事。你的家庭会感谢你的。

24.减短你的必做单子。barry izsak是位于德克萨斯州的austin的arranging it all的主席，这是一家帮助企业变得有条理的公司。barry izsak说：“必做单子只是一个浪费单子。”一个长长的必做单子让你只能花更少的时间让你集中精力于有回报的事项。相反，一个短的单子能让你关注于每天最重要的事。而可以先将其它事放在一边。

25.全身心的投入工作。izsak说，那些花许多时间在小事情上的企业家“对公司的发展起反作用，也没有成功的时间。”就是要掌握工作方法，在没有障碍的情况下工作，也就是说在没有联系和没有电话的情况下工作，一天一小时。这样就能给你一种成就感。

Alice-

如果你能将这样的想法带到工作中，你就能在每天中得到多一点的空闲时间。

专业物流人

- =操作起来难

Alice-

专业物流人 发表于 2013-5-9 10:44
- =操作起来难

  确实蛮难，但是每天可以改掉一些之前的习惯的话，合理安排时间，自己在工作中也会轻松许多，不然每天总感觉时间不够用。

hkhyking

学习一下  

Alice-

hkhyking 发表于 2013-5-9 13:37
学习一下

共同学习，共同进步

重庆PayPal-Amy

顶一下  一口吃不成大胖子 每天改正一点 就会好很多