外贸大咖告诉你应该如何参加展会

敦煌网

一、展会邀请函（英文）

Dear Sir/Madam,
This is the invitation from XXX CO., Ltd. We will participate in the XXX Exhibition, the world’s leading global XXX Convention. You and your company representatives are sincerely welcome to visit our booth. Our information about this event is as follows,

Exhibition Name
Booth number
Date      
Address
Website of our company

We are specializing in producing XXX parts used in the XXX field. With the rich experience and professional produce, our products’ quality always meets the high standard requirements of our customers. We have learned that your company has enjoyed a great reputation in the fiber communication field for many years. We are very expecting to establish a long term and good business relationship with your company in the near future. It would be a great pleasure to meet you at the exhibition so that we can introduce our products. You may find something meeting your need.

If you have any question or enquiry, please don’t hesitate to contact me. We are looking forward to seeing you there and exchanging our opinions.

Best regard,
Signature
Company name

二、展前准备

熟悉自己公司和产品的相关知识，如公司规模，优势所在等，对于贸易公司来说，同事之间必须统一口径，如工厂所在地，工厂规模等；同时要多了解自己的产品，特别是新品，对于部分重要参数，新品价格等要熟记；同时对于一些常规问题如 MOQ、包装信息、出货港、公司在某个市场有哪些热销品项等都需要做好准备，以免客户问到而产生尴尬局面。

2016 年，露肩装如露肩上衣、露肩长裙成为了又一大主流时尚。从 2015 年 12 月到 2016 年 5 月，露肩装的搜索量在英国市场增长了 261%，在美国市场则增长了 347% 。

连体裤在英美市场很受欢迎。不过，英国人领跑了连体裤市场。从 2013 年起，英国人就开始玩连体裤了，而美国人开始热烈拥抱这个款式要等到两年后。

三、展会布置

一般来说，展会期间参展企业都会展示公司新品和一些热销品项，展品陈列效果如何对于吸引客流量和推荐新品以及后续订单达成起到非常重要的作用。摆放经验总结如下：

新品热销品优先摆放，陈列高度位于舒适的视线范围内，拿取方便；
产品系列化摆放，同一款产品有多个颜色，那么陈列在一起，一般按照从浅至深；
其余单款产品不成系列化的，则可按照形状、款式的类似度进行摆放；
老品项一般来说摆放于展架下方比较合适，特别是看起来笨重的款式；
比较便宜或者用于促销的款式可摆放于展架最上方，因为可能观看和拿取的次数较少。

四、展中接待

展会期间的接待是最有可能影响订单达成和给客户留下良好印象，同时为后续客户开拓起到重要作用。如果说做好展会前期的准备是为了有备无患，那么展会期间的临场发挥则能锦上添花。展会接待要注意的方面，有效客户的识别，个人总结如下：

展会期间一般来说都会非常忙碌，所以效率是非常重要的。对于有效客户的识别则成为提高效率的有效手段。在此将观展客户分为以下几类：

重要客人：当客人从很远就看到我们某款产品，并且愿意拿到手上观摩、询价，跟你谈到他有采购计划，这种客户无疑就是我们最想要追求的，所以对于这类客户，业务员要认真记录客户谈到的每个细节，同时也尽可能等级从客户口中打探一些他们公司的信息，如公司销售渠道、主要产品等。同时，在跟客户交谈过程中可以看看客户名片信息，如是否有公司网站、邮箱、客户职位和商标等，这些都可以成为判断客户实力规模的一个重要依据。搜索微信公众号名称“外贸充电站”，永久关注汇聚全国数万外贸精英的掌上学习平台。

一般性客人：一般客户来展会，都会带着一定的目的性，比如需要寻找一些什么产品，需要找到匹配的供应商等等。此类客户来到展位会泛泛地观看产品，然后选取一些自己感兴趣的品项，但是仅仅是询价而已，并无详细的采购计划，这类客人一般询问产品款式可能较多，因为需要拿去跟其他供应商做比较，或者将我们的产品放入他们后续供应商开发范围之内，这种客户可能需要后续较长时间开发，但是也属于质量不错的客户了。

常规客人：有时候有些产品即使不在客人目标范围内，也能让他们产生一定的兴趣。这类客人通常会对某类产品或者某个很有兴趣，然后详细询问并记录，此类客户也需要我们认真对待，后续跟进也很必要，因为这类客户一定是觉得这类产品或单个产品会适合于他某个生意想法。

打酱油：此类客户给人感觉漫无目的，走马观花，东问西问。对于此类客户，展位人太多的时候，业务员不需要花费太多时间在他们身上，因为下一个来摊位的客人可能就是极为有意向的。

交换名片类型：纯粹出于收集产品或供应商需要，很容易判断……

五、展后跟进

展会期间来的客人五花八门，上面已经将观展客人大概分类，所以在展会结束后，为了提高客户开发和订单达成的效率，我们可以将客户分类，具体可分为：老客户、重要客户、一般性客户、其他，客户分类请按照上段中提到的客户识别来区分。

前面提到，展会是维护老客户与开发新客户的最有效渠道，所以必须抓住展会期间客户的动态。做到及时，高效，有的放矢。跟进与开发可按照客户重要程度做以下划分。

老客户返单：有些老客户在展会期间会跟你谈到某些很有兴趣的产品，并且提到具体下单品项、数量等，那么展会期间最好将 PI 做给客户。因为客户的供应商肯定不止一家，展会期间观看的供应商越多，就越有可能将订单下给其他厂家，所以我们一定要及时做好 PI/PO 发给客户，这样客户可能就对某个品项的采购计划确定下来而不再考虑其他供应商此类产品。

重要客人：对于这部分客人，业务员给他们的邮件和报价比老客户还重要，应该优先处理。因为此类客户极大可能就是近期会有订单的客户，因为此类客户也同样会找其他供应商要报价，所以能够成为他的第一个发报价的，就很有可能抢占先机，让客户优先考虑我们。

当然，此类客户应该也会在展会期间观看其他家供应商，所以后续跟进过程中如果客户提到某款或几款产品价格偏高并且给出目标价，那么我们应该最短时间内给客户回复是否能降价或者达到目标价，否则机会可能就会丢失。此类客户在报价后如果没有回复，可以立即追发邮件，一天追发两封都不为过，超过 2 天没回复，一定要电话跟进，这样才能清楚知道客户的想法，以免潜在订单的丢失。有同事可能觉得追的太紧不好，但是考虑到展会期间客户收到的邮件报价极多，我们重复发或者多发几次邮件，客户看到你邮件的机会就大大提高，也会让客户更重视你。

对于其他客户名片，则在处理完以上 2 类客户名片后再做跟进。

在客户的开发跟进过程当中，对客户进行分析同样重要，在给客户发邮件之前，查看客户网站是必不可少的动作，切忌拿着名片直接发邮件，这样不仅可以了解客户大致的经营范围、历史、规模等等，而且对于后续推荐产品和维护有着很大的作用。

对于所有有回复的客人，我们都应该予以同等重视，特别是客户跟进开发过程中客户提单需要某些款式，谈到目标价，采购数量等等，我们都应该在最短时间内回复处理。

六、一些注意事项

1．不要坐着。展览会期间坐在展位上，给人留下的印象是：你不想被人打扰。
2．不要看书。通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意，吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志，是不会引起人注意的。
3．不要在展会上吃喝。那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心，而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。
4．不要打电话。每多用一分钟打电话，就会同潜在顾客少谈一分钟。
5．不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌，而且费用不菲，更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢？寄给他。
6．不要与其他展位的人交谈。如果你不想让参观者在你的展位前停下来，他们自然会走开。看到你在和别人说话，他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈，应该找潜在顾客谈，而不是与你的朋友聊天。
7．不要以貌取人。展览会上特别要注重仪表的是参展单位的工作人员，顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些，如牛仔裤、运动衫、便裤，什么样的都有。所以，不要因为顾客穿着随意就低眼看人。
8．不要聚群。如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论，那就是聚群。在参观者眼中，走近一群陌生人总令人心里发虚，在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。
9．要满腔热情。常言说得好，表现得热情，就会变得热情，反之亦然。如果你一副不耐烦的样子，你就会变得不耐烦，而且讨人嫌。热情洋溢无坚不摧，十分有感染力。要热情地宣传自己的企业和产品，在参观者看来，你就代表着你的企业，你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。
10．要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字，努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问，如果是个极不寻常的名字，也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲门砖。
11．要指定专人接待媒体。媒体也许会到你的展位寻找新闻，一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人，这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈，那么你是在自找麻烦，因为无论你对员工的训练如何有素，都不可能统一口径。
12．要佩戴好名牌。在展会上，可以把名牌戴在胸前，这样与人握手时，你的名牌就会更靠近对方。

七、谈话需要注意的地方

不要质问。在展览会上你和每个人平均只有几分钟的时间，因此不要连珠炮地提问，尽量使谈话轻松随和一些。多让对方提问，你在答复时要全面彻底，而不是急忙问下一个问题。

注意姿态。你的一举一动都能说明很多问题，谈吐是一个方面，讲话的仪态也不能忽视。站立时两脚保持一只脚的距离，不要在胸前抱东西。保持微笑，不要东张西望。

记录谈话要点。你需要实现做足准备，制作个性化的卡片，将谈话的要点记录到上面，记录时要不时看看对方。多使用选择答案的形式，客户的意见都需要记录到卡片上。

结束问题。最后一个结束问题非常重要，可以询问他们预期的购买时间和程序，从客户的表情上可以看出其兴趣程度。

八、展会准备的物件

办公类：海报，画册，订书机，名片，记录本，相机，便签小纸条，透明胶，双面胶，剪刀，袋子，礼物，空白报价单，PI，空白A4纸，文件夹，单页文件袋
参展证，椅子，水，咖啡，一次性杯子，小零食，干粮，糖果
有客户logo的带授权文件，企业资质证明文件等

个人：电脑，电源，换洗衣服，洗漱用品，手机+手机卡，移动wifi，插头转换器，移动电源
通行证，签注，外币，地铁卡，零钱
女生化淡妆，薄外套，更换的衬衣，纸巾
干粮：饼干、小面包、泡面等

九、礼仪

1：总是站着，职业化统一着装
2：微笑
3：手势引导客户
4：多跟客户合影，后续跟进发给客户增进印象，现场加练习方式分享给客户