中国外贸企业管理必读手册之邮件篇

Jenny

　　自2008年以来，一场席卷全球的全球金融危机对中国的外贸公司产生了巨大的影响，部分中小企业在此轮危机中将被淘汰出局。但中国的外贸出口也不必太过悲观，多方专家预测，在不出现大的国际事件的情况下，预计2009年外贸出口仍将有两位数的增长，只是增速可能比去年有所下降。

　　本手册献给那些希望能提高自己外贸公司的运营效率，将压力转换成动力的企业主或是管理人员，促使外贸企业增强企业内功，提高企业运作效率。本手册行文力求简约。

　　中国外贸企业管理必读手册之邮件篇（一）

　　原则一：必须使用安全稳定可靠的企业邮箱用古人的话来概括就是：“工欲善其事，必先利其器。”

　　（1）免费邮件地址（免费邮箱）= 失去许多订单！

　　在信息化建设上，网站和企业邮箱是紧密相连的，都是电子商务营销手段中不可缺少的工具。如果说网站起着导向性的营销作用，那么企业邮箱是形象展现和商务沟通的工具，高性能的企业邮箱对于树立企业整体品牌形象具有不可忽视的作用

　　你绝不应该使用像yahoo，hotmail等提供的免费邮箱作为业务联系信箱！客人们不太相信此类信箱。切记网上的形象比面对面时的形象更为重要。当你用这种免费邮箱给进口商发推广信时，对方心里的第一个问题就是：这算是正式的发盘吗？这个人是不是想骗我？

　　用一个yahoo或者hotmail的免费邮箱，就好比用一部投币式的公用电话作为你公司的业务电话，就等于对客人说：“我们公司不太正规，没有电话，如果你打我们电话，我们会尽量跑出去办公室附近的投币公用电话去接！” 免费邮箱带来不了好消息。

　　（2）使用口碑和规模比较好的大公司的企业邮箱，使用集安全，监控，备份于一体的企业邮箱

　　不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安全性。客人的邮件中经常会有意无意地夹带些商业机密，这当中可能包含信用卡信息、银行账户信息以及绝密的公司信息。如果这些信息被发给一个专有的企业邮箱，比如export@noblemoon.com，则经由客人的电脑到他们的网络服务提供商，再到你公司的网络服务提供商，最后到达你的电脑，信息被人窃取的可能性就被降低了。如果客人给一个免费邮箱如goldentextile@hotmail.com发邮件，其中的商业机密通过中间几个网络服务提供商再到达出口商，那么信息被窃取的风险将大大增加，这就是为什么客人们不愿意使用免费邮箱的原因。

　　注册一个企业邮箱如export@goldentextile.com意味着客人已经购买了当地的企业邮箱，如果出了问题，他们可以通过企业邮箱服务商找出问题。通常骗子公司为了骗人钱财才用免费邮箱，因为免费邮箱不需要正规注册，一旦出了问题，无处可寻。

　　与此同时，作为一个企业管理人员，使用集安全，监控，备份于一体的企业邮箱可以对企业的邮件进行各种管理，对公司的邮件情况成竹在胸。

　　最后，前提是这个企业邮箱服务商必须是口碑口碑和规模比较好的大公司，如果是家小公司，甚至连邮件的安全性都无法保障。

　　我们的建议是：如果你现在用免费邮箱做外贸，那么停用它。注册购买一个专属企业邮箱，之后你会戏剧性地体验到联系你的客人越来越多。

　　如果你现在用的企业邮箱不够稳定安全，也没有监控，备份于一体，那么赶紧换一个口碑和规模比较好的大公司的服务吧！

　　据艾瑞08企业邮箱报告，目前国内企业邮箱市场占有率及满意率最好的是263企业邮箱（网址www.263g.cn），在这里笔者推荐一下，不妨一试。

　　原则二：必须使用的三个EMAIL地址用古人的话来概括就是：必须做到“顾名思义”

　　你的公司至少需要有三个电子邮件地址，客人会比较在意这一点，如果没有，他们会对你的公司产生某些怀疑。你的email地址“@”后面的部分就是你所注册的URL地址。例如，如果某公司网站地址是www.noblemoon.com，那么这个公司的电子邮箱地址将是***@noblemoon.com.客人们通常想知道他们回复的邮件会发到哪儿或者说是会发给谁，如此一来，你的邮件地址就需要特定，以便告诉客人他们的回信发到了你公司的哪个部门或者发给了哪个负责人。因此noblemoon@noblemoon.com是一个非常失败的emial地址，因为它使你的潜在客人不知道他们的回信发到了你公司的哪个部门。

　　每一个经营出口业务的公司都应该有以下三个电子邮件地址： sale@……， export@……， and support@……； 那么前面提到的noblemoon公司的三个email地址分别就应该是：sale@noblemoon.com，export@noblemoon.com及support@xnoblemoon.com. 前两个地址告诉你的客人他们的回信发到你公司的销售部和出口部，support@noblemoon.com这个地址告诉他们有疑问或下单后遇到问题时你的公司有个部门可以帮助他们解决。你的公司有了这三个email地址，更多的买家会认真对待你的公司。而没有这三个地址的话，客人就不知道该怎么联系你。

接上文所述，当一个外贸企业拥有了一个安全稳定可靠的企业邮箱，就可以利用邮件来与客户进行沟通和交流了。

原则三：必须每天坚持如下工作
用古人的话来概括就是：“不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海”

(1)，收发邮件：每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由于时差，如果业务人员能够在家处理反馈更好，可以保证回复的及时性。（有时晚上加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占的先机）。
(2)，做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪（但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户---忠实客户----传代客户）

(3)，主动到相关商务网站里寻找买家（要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发盘，做到简洁，有针对性）

(4)，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息。（虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，建议坚持）

(5)，每个季度定期更换网页内容。将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信息，吸引新客户。

(6)，定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息，坚持就会有回报（据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，可以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会觉得很亲切，合作的愉快）

(7)，业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。（把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后的潜在客户，也可以作为业务员的计效考核之用）

(8)，每周（或者每天早上利用10或者30分钟）召开相关人员会议，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。（台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行）

fmy1990@126.com

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