细节决定成功——如何在业务邮件中打造专业的企业形象

Jenny

    有很多企业经理都抱怨说，他们的业务邮件非常混乱，每个业务员都在使用个人的邮箱，什么163的、126的、gmail的、ymail的、sina的等等，什么样的邮箱都有，而且非常不易管理，把一个单分给一个业务员后，根本就不了解业务员与客户的沟通过程;而且业务员离职时，会把这些客户信息带走，对企业来说真是种损失，邮箱属于业务员的，在他的邮箱中可就倒不出来了。这能怪谁呢?只能说你们只看到结果，不注意过程，细节决定成败，那么多好用的工具，为什么不去用的?亡羊补牢，为之不晚。

　其实企业中使用个人邮箱有着种种的弊端：

　1、个人免费邮箱在安全性、稳定性、效率(通信的及时性)及可管理性等方面存在着极大的隐患与不便，例如邮箱空间是固定不变的，灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定，经常无法正常收发邮件，甚至丢信、删信的"意外"也时有发生。此外，免费邮箱内垃圾邮件泛滥，邮箱密码被窃取……由于邮件系统的问题而给企业带来巨大损失的案例屡见不鲜;

　2、企业的员工如果使用免费邮件，对业务往来的信息就无法管理，如果员工离职，对公司业务造成的影响也是显而易见的。因为信箱是员工个人的，在离职时不会交还公司，随业务往来的信件也就随员工的辞职而无法及时处理，所以造成的后果不可估量;

　3、使用公共邮箱不利于整个企业的统一形象和对外宣传。如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似或之类的免费信箱，则可能给人不太好的印象，用于公司商务活动显得不太妥当，有损于公司形象。

　企业在发展的初期，使用免费信箱是能够理解的，但从企业长远发展的角度来看，这种状况是令人担忧的。这不仅会造成公司业务信息的不安全，而且也容易造成业务邮件管理的混乱。

　企业邮箱是改变企业业务邮件混乱的好方法

　对外形象

　一个像这样的符号并不仅仅只是一个现代企业必备的标识，更是代表了企业办公的方式和效率。拥有企业邮局能够给客户带来这样一种感觉：你的企业是一家规范化的、富有创新精神的现代企业。

　自主管理

　企业邮箱能够让企业自主的去管理邮箱系统，添加员工邮箱和邮件管理都是完全可控制的，不像那些大网站提供的免费个人邮箱，在个人邮箱提供商来说，企业和免费个人邮箱根本就是两码事，一点关系都没有，企业根本就没法管理邮件。

　邮件统一管理

　企业邮箱可以对企业的商务往来邮件进行统一的管理和全程的检测，对内，电子邮局系统将帮助员工更顺畅有效地交换信息协同工作;对外，它将帮助企业更好更便捷地与客户互相沟通，防止业务的流失。

　企业邮箱可以随时开设关闭员工信箱，当有员工离职时，就可以把他的邮箱给禁用，他根本就带不走企业邮件;并且企业邮箱一般都支持查看下属邮件的功能，这样对于员工和客户之间的联系，领导都能够很清楚的知道。

　安全可靠

　企业邮箱会采取强大的垃圾邮件过滤，实时监控查杀邮件病毒为企业用户打造安全纯净的信息环境。不管是谁的邮箱系统，只要你在网上公布了这个邮箱，那就会一定会受到垃圾邮件的困扰。如果每天收到的垃圾邮件过多，就会变成“从沙子里淘金”的情况，从一大堆邮件中挑选非垃圾邮件所花的时间就会很长，不得不说是个损失。病毒也是一个很大的威胁，每年总会有企业因为病毒导致了严重的损失。一个反病毒能力差的企业邮箱，将给企业带来严重的隐患。

　客户服务

　企业邮箱提供商会采用成熟、先进的技术，以及完备的产品质量保障体系，全面支撑业务发展。

　收费与免费

　一般的企业邮箱都是收费服务，一般都是按照使用人数和时间进行收费，各家企业邮箱提供商的收费标准都不一样，可以到企业邮箱的网站查一下收费的标准。都说“花钱买安心”，花钱了使用起来才安心，其实免费的企业邮箱也能提供很好的企业邮箱服务。目前市场上的免费企业邮箱主要有google企业管理套件、Windows Live 管理中心、积木无限邮等，google企业管理套件不支持“.cn”，对于使用顶级域名的朋友来说不能不说是个遗憾;Windows Live 管理中心，以前叫hotmail，是为微软所出，因为服务器不在中国大陆的原因经常会出现收发信不及时的情况，对用户来说很苦恼，比如有个业务急着回复，可客户就收不到，也只能干着急;令我佩服的是一家叫积木软件的公司，这是一家名不见经传的公司，没有名气，但是他们做事的认真态度非常让人折服，他们提供的免费企业邮箱名为积木无限邮，功能非常全面，重要的是他们的服务特别好，还有服务品质保障协议，我们在使用过程遇见不明白的地方，他们都能很耐心的解答，所以你们在使用过程中，凡是有问题，都可以和他们联系，不像有些厂商，一副爱用不用的态度，实在让我们怄火，所以大家在选择企业邮箱时，一定要注意他们的服务，服务不好，谁都不会开心。