回复客户询盘要注意的几个问题

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外贸的一个非常重要的环节就是回复客户的询盘，一个询盘的好坏关系到这个单子的成败。询盘回复得好，订单就有一半的希望了；相反，如果回复砸了，那后面的工作就很难做了，甚至也就没有下文了，客户反感了，不理你了，任凭你怎么补救，都很难起死回生。所以，一定要重视询盘的回复。收到一封询盘后，要认真思考，客户要得到什么样的答复，要达到什么样的效果，我们心里一定要有个大概，然后，就可以回复了，说句实在话，这个邮件回复过去之前，我们都可以大概知道客户会有什么样的反应了。下面是我们的一些做法：
巧用标题吸引客户
如果是通过阿里来的询盘，那么标题就是“Price inquiry from *** in United States” 或者“*** sent you a message”"info@****.com General inquiry about your bags, food packaging”等等，这些只是让我们知道谁发来了信息，如果你按了reply过去，那么，标题就是上面的这些了。你能否想象，客户发了10个询盘，收回的都是这样的回复，他该回复谁呢？所以，我们必须修改标题，标题可以是公司名称、邮件内容、产品名称、单价，客户名称等等，反正会让客户一看就明白的，让客户一看就想看个究竟的标题才是好的标题。这里有必要啰嗦几句：
标题要突出邮件主题、卖点，吸引客户眼球。
客户发出一个询盘后，会收到众多的回盘，那么好的标题就能让你的邮件在众多回复的邮件中很outstanding。
有些人会把原来的标题留着，或者什么都不写，这些对我们自己没有什么好处。那么，有时候你的邮件发出后，为什么石沉大海，除了内容有可能不是客户感兴趣的之外，还有一种可能：就是我们使用了中文全角字符，从而造成乱码，而一旦乱码，客户收到时就是一个垃圾邮件，不delete才怪呢。当然，我们还要注意：不要以为标题很重要，就什么都写在标题上，标题切忌过长，不要让人家一看就发毛，密密麻麻一大段，人家怎么会有心思去看呢。
礼貌的随和的称呼
回复邮件，还有一个写给谁的问题，这就是我们所说的称呼。有时候，客户档案里面登记的联系人是张三，但是他们却要求我们回复邮件给李四，这时候，我们该怎么办？最直接的办法是按照他所说的直接发给李四，但是，我们保险起见还是抄送给张三，这样张三、李四都可以收到，当然，这也有一个不好的，就是有可能李四冒用了张三的账号，这样一来，就会穿帮，有可能造成不好的后果。或者，客户认为我们不听话，不配合而不高兴。称呼时，在姓之前加上Mr 或Ms就可以了或在名字前加上hi 或Dear，不必太过拘谨。如果客户直呼我们的名字，我们也可以用同样的方式的。
邮件内容：简单、明了，专业
邮件一般使用比较口语的非正式的文体就行了，不必咬文嚼字，当然，我们也不希望你们太口语化而让人家不知所云，或者错字连篇，语法不通。
最直接的办法是客户问什么就回答什么，介绍自己公司时，一笔带过，不能长篇大论，你感兴趣的，别人不一定感兴趣；既然人家不感兴趣而你偏要让人家接受，会引起人家的反感的。言简意赅，体现你的干脆、专业、果断。当然，最好是问些相关的比较专业的有深度的问题，让客户更多的了解你，让你牵着鼻子走。
有些新手，巴不得讲多些好话、华丽辞藻叠加、更巴不得把公司的优点优势一股脑儿搬上去，深怕此时不说，就再也没有机会似的。其实，大可不必，如果客户认可你的话，介绍公司、介绍自己的机会多着呢。另外，尽量不写一些含@或特殊符号的内容，以免乱码被当成垃圾邮件或病毒邮件被分类到Rubbish box里面去。
还有，第一次邮件，不建议加上附件。如果非不得已，用JPG，JPEG或者PDF的附件发送给客户比较保险一些。而且附件的命名也要注意，一个是写清楚，一个是不能太长，还要注意不用特殊符号。

回盘的结尾：明了、清晰
只要简单的Best Regards, 加上你的name, company name.
其他的公司地址、电话、邮箱、网址等等在签名档里面体现就可以了。

回复邮件：高效、准确、及时
收到邮件后要及时回复，凭我的经验，这是很受欢迎的。对于一些与我们有比较大时差的，而且在我们的非工作时间收到的，可以视情况而定，但是，香港、台湾、韩国、东南亚、澳洲等地区，最好是及时回复，以免失去机会。
如果你有绝对的把握，有时可以试着给客户打个电话，这样，或许可以起到很好的作用。但是，我们也有过一次给客户打了电话，而客户一头雾水的情况，毕竟邮件更能说明问题。