外贸工作流程及常见易出错环节

Matm

最近在公司对新人培训，总结一些工作中常用的知识。其中我认为最重要也是很关键的一环是怎样避免出错， 我在外贸工作中经常出错，因为我比较马大哈，为了减少自己出错的几率，我曾把每一个容易出错的环节和容易出的错都做了总结。我喜欢每天或每周把要做的事情做好计划列出来，这样不会遗漏，而且也知道每天该做什么。

我把自己以前做的总结贴出来，希望有借鉴意义，原本只是针对自己，而且也是3、4 个月之前的总结，应该不会很全面，期待高手指正。



（一）接到询盘         1、认真报价                          （1）与工厂核对最新产品价格
                                                                                   （2）查当日最新汇率
                                                                                   （3）核算FOB价格
                                                                                   （4）与货代联系询最新海运价格
                                                                                   （5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量
                                                                                   （6）付款方式要确认


                                     2、做样品                             （1）安排工厂打样
                                                                                  （2）一定要客户确认样品在下单

（二）客户下单
                      1、做PI                                                         （1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查
                                                                                           （2）订单号，PI的时间一定要正确
                                                                                           （3）商品名称一定正确
                                                                                           （4）单价金额一定要核准
                                                                                           （5）总金额和大写金额一定要正确
                                                                                           （6）一定要有正确的本公司银行信息

                      2、做合同                                                    （1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查
                                                                                           （2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个
                                                                                                  检查， 确保没有错误

                                                                                           （3）合同其他条款一定要做细做全
                      3、收到客户定金


(三)安排工厂生产

                        
                          1、下订单给工厂                                      （1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量
                                                                                          （2）索要正规报价（工厂传真过来）
                                                                                          （3）等收到客户银行水单再安排工厂生产


                          2、做采购合同                                         （1）合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全。
                                                                                          （2）数量、金额要仔细核对无误
                                                                                          （3）验货方式要写详细、清楚
                                                                                          （4）确认付款方式
                                                                                          （5）确认出了问题的解决办法和索赔方式


                          3、打定金给工厂                                      （1）核对工厂账号信息
                                                                                          （2）核对本公司会计打款的账单信息
                                                                                          （3）电话跟踪工厂钱款是否到帐

                          4、跟踪生产进程                                       （1）随时掌握生产进程
                                                                                          （2）确认货物尺寸、重量

（四）联系货代安排运输

                                 1、要价格（海运或空运）                                      （1）多找几个货代比对价格和船公司
                                                                                                                  （2）选定价格和货代公司
                                                                                                                  （3）确定好付款方式（预付还是月结）


                                2、给货代托单订舱                                                  （1）给托单，托运人信息，提货人信息，起始港和目的港

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Marks and Nos  Quantity      
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Description of goods   
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Gross weight           
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Measurement (CBM)

                   　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　     （2）HS编码、单位代码和海关注册码
                                                                                                                  （3）确认订舱信息


                               3、快递报关单证                                                       （1）快递报关单证给货代报关（报关单、
                                                                                                                          代理报关委托书、核销单、出口货物明细单、
                                                                                                                          装箱单、CI、销售合同，空白单）
                                                                                                                 （2）确认报关信息


(五)交货运输

                 
                   1、通知客户打余款                         （1）通知客户货已生产完成，拍照
                                                                            （2）做PI给客户打余款
                                                                            （3）安排客户验货


                   2、打余款给工厂                           （1）验货，尤其要注意包装
                                                                           （2）打余款给工厂
                                                                           （3）要增值税发票
                                                                           （4）工厂安排送货到指定仓库

                3、运输货物到目的港                        （1）货物运出后要提单
                                                                           （2）货到港后付货代运费
                                                                           （3）货代要发票
                                                                           （4 ）货代核销单和报关单
（六）快递单证给客户   
                     
                             1、快递提单


                             2、其他产地证，保险单等                                       （1）确认余款已到帐
                                                                                                               （2）快递提单等给客户
  
（七）核销退税

                            1、收到核销单及报关单

                            2、退税（财会部门）

（八）结单
                           1、整理本单所有文件，总结归档


                           2、结算提成