外贸业务员到底如何提高工作效率？

Matm

我们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过）


一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考。
作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。
另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。
一般顶多十分钟可以完成。


二、打开邮件客户端，再打开 客户跟踪情况表（已附），客户跟进表.xls
查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。（我一般是按照2-3个星期左右的时间）
给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。
（在公司名的单元格那里，鼠标右键点击一下，选择右键菜单的 “编辑单元格”，选中“本文档中的位置”，在工作表的列表中选中要跳转到的表名，即建立了跳转。）


这么做的好处在于：


1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！


持续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！
  
拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候，我们一接到新的货代的自我推荐的电话，都是随便应付几句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。


邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。


Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX


2）和已经成交客户增进关系，展示服务！
  
客户都喜欢有跟进意识的服务人员。
  
设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。
  
其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？


邮件的内容简洁点、轻描淡写~
  
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
  
3） 提醒老客户是否考虑新的订单计划


邮件内容可以同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。
五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息
  
很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品。
  
在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。
如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？

这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵
  
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成。
  
一般来说，它有两种主要功能：
1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等
2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等
  
目前来说，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力！
如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能建立任务脚本。
  
我简单介绍一下原理：用EXCEL文档建立几个表格，模拟成一个“EXCEL数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。
  
不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。
  
另外，不同的字段会有不同的组合方式，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出N多个产品页面！
  
做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。
  
这里放上以上所有附件：
客户跟进表.xls
报价利润核算表.xls
复件 订单明细.xls
  
以下三个文件配合按键精灵用，每天轻松发布或更新600+阿里产品信息！
01第一个产品-PE鞋套.xlsx
关键词前缀收集.xlsx
热门词统计&产品发布要点.xls
  
还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在Excel表格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。
可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。
注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。
因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。
  
最后，读了本文收了附件的还记得来顶贴的朋友，祝你们2014年订单接不完~！ ：）