参展前的注意事项

Jim

很多外贸朋友问到我这个问题，网上也有很多稿子，但大都过于笼统，有的也不甚全面。以前写过此类文章，作为公司内训资料，现在再做整理，与朋友们分享。参加展会的效果，就象参加高考，其结果很大程度上在你参展/参考之前就已经决定了！这，就是参展前的准备工作。

1、统一性

A、公司的产值之类的信息
很多公司在对外宣传层面上，大都比实际的要高一些（高30%也正常），这不是浮夸而是CI工作的合理需要。如果你公司网站、宣传资料等上面没有显示，客户问到你或你主动提及，一定要做到统一和一致，你自己要如此，各参展人员也要口径一致。
B、名片/服装等
商务名片应做到简洁大方，服装应做到整洁大方。都切忌出现杂牌军，要尽量做到统一，给客户以正规的印象。

2、高效性

A、文具
事先配带齐全，尤其是笔、本子、计算器、钉书机这“四小件”，不要离开你很容易触及的地方，以免在客户面前表现忙乱无序。
B、报价资料
有的公司还需要带份《指导价》之类的文件，我个人不主张在展位上给客户报价，但要看具体情况，必须要报价时而你司产品种类繁多就需要一份指导价文件。这个资料，最好装在一个封套内，一是不易损坏，二是不易被客户直接看到。给客户报价时，一定不要表现出很轻易，哪怕是知道了价格也最好请在计算器上拨弄几下。这份文件，要随身携带，避免手忙脚乱去找。
C、通讯
带一份你们市场部或公司的通讯录，要体现手机号，与所有同事保持联系。在展会上常会出现临时需要与公司人员沟通的情况，比如确认技术参数等。

3、规范性

A、摊位设计时的英文词句，一定要严格审核，不要出现任何错别字，即使是标点符号。否则，外商看到会笑话的，更会联想到你们公司的实力和做事的细致性。
B、所有宣传资料，包括产品样本、名片、宣传画等，上面无错字，是英文的要确保用英文字体。具体说到样本，最好为展会特制，联系方式要清晰、全面、醒目。我不建议印得太厚，尺寸以A4最佳。为什么？等你看到展会上很多老外一堆一堆的把样本扔到垃圾桶里你就知道了——背不动哦。
C、建议印制一份《客户登记表》，上列客户国别/公司名/人名/属性/洽谈事项等条目，接待客户时填写，便于统一记录和后续整理，如果你接待了应由其他同事负责的客户，也方便转交给你的同事。也给客户好的公司印象，拿个小软面抄在那记录，我觉得比较寒酸。

4、独特性

A、摊位设计、名片、样本等

如果不能做到独特，就起码要保证规范，否则会弄巧成拙。
B、零食、饮料
在摊位上别致地摆放一些特色可口的糖果、零食，会起到点缀、暖场的作用，更会营造热情和人性化的商务氛围。客户一坐下来，就请其品尝，但你自己不要吃，客户不在也不要吃，要忍着，会到宾馆要怎么吃都可以。
C、小礼品
作为国际商务礼仪的一部分，礼品用得好就是点睛之笔。礼品不要贵，精致即可，要选择一些耐用的，可以印上你公司的Logo。如果是一支笔，可以每个客人都送；如果是比较珍贵的，比如茶叶/檀香扇/笔记本之类，不要见人就送，要送给谈得好的、有潜力的客户或老客户。相比之下，我个人建议准备比较珍贵的，如绿茶、檀香扇、笔记本之类，20块左右一份；不要做那些几毛钱一支的广告笔之类，品质难保证，用2天就脱珠客户会联想到你们生产的产品的品质。
至于饮料，广交会无论在春季还是秋季，广州的气温都是38度左右，准备瓶装矿泉水是一个考虑，但最好从公司带一个饮水机和几桶饮用水过去；水杯用印刷上你们公司Logo的纸杯；另外，准备几盒速溶咖啡。客户一坐下，就问: Wanna Drink? 客户说Yes，你再问Pure water, coffee or tea? 客户会有很温暖的感觉。后面的洽谈效果就不用说了，客户在参观了几百个摊位回国后也会记得你们。我再给大家举个例子，有一次，在广交会上遇到一个客户，他只是跑倒我们摊位面前来要杯水喝（其他室外的摊位都没水），我很高兴的给他倒了杯水，喝完后很高兴地竖了一下大拇指就离开了。第二天，他又回来了，我认出了他，不过他身旁多了一个人，他说是他的一个朋友，对我们产品感兴趣，要和我们坐下来洽谈。
D、摊位摆设
样品的摆设，每个公司都应该有些创意。我给大家分享一个例子，希望对大家有些启发。我见过一家工厂，做电动机的，就是农村抽水用的水泵上那种电动机，不过大小从那么大一直到一人多高的都有。他们每次参加广交会时，摆放的样品就一台，不过这台有近2人多高。设想，这么大的都能做，其它小的怎么不能做？当然，对此行业，从属性上讲，大小的差别都不大。但他们做到了独特和吸引人的眼球，让很多同行都佩服他们的创意！
如果你们的产品不适合这么去做，那我建议在摊位上多摆一些绿色盆景或鲜花，目的是陪衬和点缀。

5、参展人员的素质

确定好参加人员之后，虽然入选的人都是比较好的，也要做好参展前的集训：

A、参展邀请函

一般参加展览事前的一个月，展位号就出来了，要第一时间起草一个《参展邀请函》，一句话就搞定，告诉客户此次展览的名址、你们的摊位号，留下你们参展期间的联系方式，同时最好给客户发一个摊位位置图，标明你们展位的位置（这个可以从展会组织方那里弄到的）。
B、沟通

勤勤快快地记录，明确客户的需求。不能云里雾里不懂装懂，尤其是技术细节。听力上你听不懂的就当面与客人确认，技术上你不懂的就要查样本资料或与同事确认或与技术人员确认后才能回复客户；不能当场确认的，千万不要含糊其词，告诉客户等你回公司确认后给其回复。
C、形象

不要在没客户在的时候“原形毕露”，比如发手机短信、吃瓜子、嘻哈过度或摆难看姿势等。这样若给要来你展位或已来过你展位的人看见，就是非常不好的印象。所以，只要在展位上，就要投入工作。在摊位布局出现不整洁时，比如地面脏了、椅子乱了，要主动去清理、整理。
D、节奏

注意节奏的把握，不要一个劲地枯燥地介绍产品或样板式的介绍公司，要适当地幽默或积极地活跃气氛。
E、协作

在为同事接待客户之后，要认真地做好记录，并及时完整地将信息转给同事。同事间出现忙不过来的情况时，要互相帮忙，比如搬把椅子、倒杯水、递个样本之类。
F、纪律

不要擅自离开展位，必要时要离开的话，请知会主管或同事，回来后要再说一声。否则，你的客户来时，还要人找你一遍，更不知道你什么时候回来。
G、安全

管理好自己的物品和财务，同事间互相照顾。饮食要注意卫生，晚间最好不要外出，要外出最好结伴而行，出去前和回来后要给主管或同事打招呼。出国参展时，行李上最好想办法打上你们公司的标志或你的名字，护照一定要随身携带好！
H、现金

建议自行带一些现金在身上，比如在展会上有时会遇到复印/打印等情况，都很贵的。