外贸函电写作的5个基本原则

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来源：外贸领航网

外贸 函电写作的基本原则主要有5点。

　　1， 外贸 函电的时效性;

　　时效性指你联系客户的时间问题，越早联系外商，则外商回复的概率越大。更进一步的说，不管你写的邮件如何的好，你的报价如何的有竞争力，如你联系外商的时间太迟，则也许你一切的努力最终都会没用，所以，一定要尽量在第一时间联系外商，这是写 外贸 函电的首要原则;

　　2， 外贸函电 的简洁性;

　　简洁性是指你写给外商的邮件长短，千万不要以为你写的邮件越长，外商就更会回复你，恰恰相反，你写的邮件必须要简洁，切勿废话连篇，特别是忌讳太长的 自我介绍 而迟迟不进入主题内容，那么，什么才是外商最关心的主题内容呢?除了外商在 询盘 中列明的要求外，我们认为，产品的规格和你的报价就是所有外商最关心的内容;

　　3， 外贸函电 的针对性;

　　针对性是指你写给外商的邮件内容应尽量针对外商 询盘 的内容来写，泛泛的联系邮件并不容易得到外商的回复，而如果你的邮件内容并没有回答外商在 询盘 已提出的全部要求，则情况也不可能太妙，如外商明确说明只欢迎manufacturer联系，而你的邮件内容却明白让外商知道你只是个贸易商，你想外商会回你吗?所以，你在写邮件前，请一定要多多、仔细研究外商的询盘内容，而在写 外贸函电 时或发送前，你更要多看看，你的邮件内容完全达到了外商的要求了吗?

　　4，外贸函电的准确性;

　　准确性是指你写给外商的邮件内容必须准确，如外商在询盘中要求你报 CIF 价格，则你千万不要偷懒只报过去一个 FOB 或C+F价格;客户明明白白说要的是A规格的产品，你却报过去一个B规格的产品，这显然得不到外商的回复。

　　5，外贸函电的灵活性;

　　灵活性是指你要按照具体情况来调整你的邮件内容，对不同的情况、不同的询盘、不同的外商、甚至不同国别的外商，你的外贸函电内容自然应该灵活处理，而不必千篇一律，如，如外商的询盘内容具体而很实在，则你的邮件也须具体而很实在，报价也应报实价，相反，如有些外商的询盘本来就很虚，而你只是想碰碰机会，则先泛泛联系一下也无妨。