外贸技巧分享——让您的邮件不再“石沉大海”

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网上开发信写出去不少回复者却寥寥；客户给我发了询盘，再回复的时候就没有声音了。究竟是什么原因使得这么多的邮件石沉大海？在网上争取订单真的就这么难吗？

下面我们就分别探讨一下开发信、回盘如何发，才能有效提升询盘的回复率。


一、4步跟踪意向客户：


Skills Keywords：专业；清晰；及时；跟踪


Step 1：分析目标客户


•通过GOOGLE，YAHOO等搜索引擎去查找询盘公司的相关信息。
•一般公司都会有自己的行业网站，有时还可以搜索到一些别的公司对此公司评价的新闻，从而可以了解到这个公司的信誉度，实力，专业度等。


Step 2：围绕客户第一封邮件感兴趣的问题进行回复。
•一定要清晰回答客户提出的疑问（如价格、规格、公司资质等）。
•如果需要报价，尽量自己制作一个信息详备的报价单，给客户一个非常专业的感觉。
•根据市场可以进行价格定位，因为通常我们可以按价格水平分几个区域，按区域报价。


Step 3：及时把握回复最佳时间。


Step 4：根据询盘质量、客户分析等尝试电话沟通。


二、书写开发信的3个小技巧：


1、发送开发信的两个“黑色时间”：客户当地时间的周一上午和周五下午。
周一上午的时候买家邮箱会堆积许多周末发来的邮件，您的邮件如果不在最上方就很可能被忽略掉。周五下午，买家忙乎了一周，人困马乏，也很少有心思再去看开发信。


2、简单朴实的语言，准确表达自己的意思。如：
在用语方面，多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。尽量会用“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”而不是“Your letter has been received”或者“Your complaint is being looked into”。我们尽量保证用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用 “and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。


邮件的开头也有讲究，请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。


E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来像群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题 “How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--ABC Company's Partnership Opportunity”，这样您的邮件会显得更加专业。


3、发送前一定要检查


最基本的是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。


书写开发信和回盘一直以来都是外贸从业者每天都会去做的必修课，如何去写也从来没有一个固定的格式。只是希望通过这封邮件，能够给大家在写这类邮件时多一些启发，并避免犯一些平时不注意的错误。


如果大家有更好的方法，欢迎分享~

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