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今天我们来谈谈延期交货，这个令无数外贸朋友头疼的麻烦事。
实际工作中，有太多可能都会造成订单的延期。而往往业务员最头疼的，就是如何跟客户交代这个事情。
这是很考验谈判能力和思维方式的，因为一个不好，可能引起客户大怒，甚至以取消订单相威胁。
如果业务员撒谎、找借口拖延，那迟早会穿帮。
01
一次次的借口搪塞
可气又可悲
我有一件亲身经历的事，我曾经把一批户外家具订单下给浙江台州的一家工厂，毕竟是第三次返单，前两次合作也算顺利，我就没有安排第三方验货。
本来约定不能延期，供应商也拍胸脯保证没问题。
但在临出货前，业务员却用了各种借口来拖延出货，从工厂限电，到天气不好油漆没有干透，再到工人紧缺，来不及打包和装箱，最后实在编无可编，竟然说工厂遭遇了火灾……
还是我听到火灾后大吃一惊，想着这么严重，需要慰问一下，就派了我们上海分公司的同事去工厂看看，了解一下最新的情况。
结果才发现，工厂好好的，根本没有火灾这一回事。
后来私底下跟业务员沟通，我才知道事情的内幕。
原来，他们的订单本身就排得很紧，旺季的时候，几乎每个客户的订单都有长短不一的延期。工厂全力赶工，我的订单最快也要排到三个月后，根本不可能一个月交货。
可他们老板想拿下订单，就怂恿业务员先答应我的交货期要求，拿下订单，再想办法延期交货。
就这样一周一周延下去，一次次用借口搪塞我，最后竟然想出火灾这个借口，真是可气又可悲。
02
延期谈判
两步走
那么，在确认要延期的情况下，应该如何跟客户谈判呢？
我的建议是，这种情况下分两步走。
一方面，业务员必须完全了解己方的真实情况。
为什么会延期？大致什么原因？需要多久可以完成？大约什么时候可以出货？
这些内部的问题先解决掉，再预留一点安全时间，给客户一个回复。
另一方面，跟客户商量延期的事情，也要找对方法。
一味报喜不报忧是不行的，对方也不会信，而一次次地编故事更加不行。
那就要动脑筋，找一个可以反转的机会，把坏事变成好事，或者起码让事情变得没有那么坏。
我们可以设想一下，可能大部分客户都在乎价格，都在意交货期，都期望沟通顺利……但是有一个东西，我认为是所有客户都会不得不介意的，那就是产品的品质。
每个人对于品质的要求不同，但有一点是相通的，就是无法接受品质很次、远低于自己预期的产品。否则就会退货、索赔，这是人之常情。
回到案例本身。在这样的情况下，一个合理的借口或许就应该围绕品质去下功夫。
这也是很考验业务员谈判水平的。因为业务员不可以直接跟客户说，我们这批货品质不行，我们给你重做。
这样一来，客户对你们公司的印象就会变糟，觉得你们不靠谱，会把糟糕的问题变得更加棘手。
03
三段式邮件参考
转危为机
而我的想法是，直接写邮件告诉客户，大致思路是：
我们很抱歉地通知您，这批户外家具的船期不得不后推2~3周。原因是，我们在内部质检的时候发现，这批家具的表面处理还不够好。
虽然不影响外观和使用，但我们相信，您是对品质有极高要求的客户，我们也是如此。我们希望提供给您的都是最好的产品。
所以不好意思，请给我们多一些时间，我们会把产品做得更好。
如果用英文表述，我会这样写：
Dear Craig,
Sorry to inform you that we have to postpone the shipment 2~3 weeks later.
According to our internal inspection, we found the surface treating was not perfect. So I asked my team to arrange the re-work immediately, to make everything better.
I take it for granted that quality is the top priority for both of us for running orders. And I really want you to be proud of our items with outstanding performance. So please help to give us more time.
Thanks & best regards,
Ice
从思路上看，这就是我倡导的三段式邮件的简单写法。
开头，先跟客户简单说明情况，订单要延期，我们很抱歉。一句话表达清楚。
第二段，对为什么要延期做简要补充。之所以要强调表面处理，是因为这对于品质的影响属于轻微的，不是功能性的质量问题，不至于让客户对己方失去信心。
第三段，在吹捧对方的同时，不着痕迹地拔高了一下自己的形象。然后请客户多给一些时间，也是一种尊敬对方的客套，给对方下台阶用。
这样一来，是不是就把一个麻烦的问题变得简单了？甚至让客户对你有那么一点欣赏，觉得你够负责，有担当？
所以，遇到棘手问题的时候，多思考一下有没有变通的办法。一件不好的事，一个危机，是否存在可供你翻盘的机遇？
因为，做外贸，归根到底是跟人打交道，那就要动脑筋，想办法，找出路。
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发表于 2021-6-18 09:53:55
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