超实用询盘回复技巧，分点详析…

一季永勤

大家通常回复询盘的时间是：A. 12小时内回复B. 24小时内回复C. 48小时内回复D. 2小时内回复。~关注微信公众号“外贸精英社”免费领取更多外贸干货~

在以上的所有选项中，无疑D项是相对来说最好的，但这需要业务非常熟练，对产品价格及贸易细节都非常熟悉才能达到，否则抢了时间可能影响了自己的专业度，效果不一定最好。

但咱们业务员中很多一部分还达不到这个水平，所以建议在业务熟练之前，先量力而行，避免因为抢时间反而暴露的自己劣势。第一次回复的买家印象非常重要，所以要留意。

然后我们再说其次，最好是24小时内，根据对方上班时间回复。超过了这个时间段，会被买家认为专业度不够，效率低，吃印象分的亏。如果是比较复杂的产品，中间需要其他部门配合的话，也要控制在48小时内。

因此，以上的几个时间点，相对来说，都是越早越好。但注意3个细节：
1、不能影响专业度；
2、注意对方上班时间；
3、尽量不要超过48小时

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几种回复方式的原因

首先，马上回复对方，是这个时间对方可能还在线上，特别是那些刚上班就发询盘的，会为自己争取好很好的先机。如果时差很大，黑白颠倒。

不想这么折腾的话，就是第二种，24小时内回复，同时，在接近对方上班时间的半小时之前。可以好好利用定时发送的功能，大多数邮箱都有这个功能的，定时的时候看好时区。这是因为，多数邮箱的规则，包括邮件客户端的规则，邮件是先收时间早的，晚收时间晚的，一般来说，上班时间半小时前发的邮件会出现在客户邮箱的第一屏，不用翻页就能看见，这就是抓这个时间点的原因。

最后，48小时内回复，这是一个有效率的供应商应该具备的素质，是大多数采购商可以接受的最晚期限。

主题
一封回复的邮件，从主题到内容，就这么一小块空间，所以把每个细节做到极致，就显得非常重要，我们今天要讲的，就是这些事情。

翻翻你邮箱就发现，你经常会收到大批主题非常相似的邮件，特别是阿里巴巴的平台上面来的询盘。

标题分为回复报价和写开发信两种情况。写开发信把客户最可能关注的信息放到标题中即可，切忌广告味道太浓，会让买家以为是普通的推销邮件。例如，查看过客户资料，客户是主营木工类工具的，那么在开发信的主题中，不妨直接说通过XX认证的木工工具供应商等。开发信属于广告的一种，但我们要做有价值的广告。有针对性的，让客户看了不反感的，你说大让利呀大促销呀，而没有具体产品信息，可能效果就不好。也可以直接写上价格区间等内容，这些都是买家最关注的。

因此，建议在开发信标题中采用的元素有：产品名称，价格，认证，企业认证，创新产品特点等这几项，不必都包括，有两到三项即可。

做为行业采购商，他们是最关注市场行情的，如果你主动提供对他们有利的信息，他们是求之不得，所以他们拒绝的不是开发信，是发邮件的方式。例如，中国供应商XX产品6月份最新报价，如果对方是负责采购的，那一定会有兴趣看，即使没单他也乐意看，这类的名称，如果对方没兴趣只能说明发错了人。

有人问开发信前直接加上RE好不好？这个做法有可取之处，但也会有弊端。我见过一个案例，这样的开发信发过去，买家回复说，你不诚实，我没有联系过你，像这样就是反效果了。另外，说合作过的大买家是不错的方法。

再来说回复型的，有很多说法会说让去掉RE，或直接修改原标题，避免与其他同行雷同，没有特点，这里大家以后注意一下，并不全是这样，有的询盘标题是客户自己写的，比较具体，例如有产品名称或特殊要求等，这样的保留原标题内容比较好，而有的可能是网站加的，或者客户写得比较大概，那就最好改一下了，让邮件的主题更具体，例如 reply to inquiry about XX price。写标题不必一定符合语法，用最简单的结构说明最核心的内容就好了。长度最长建议是7-8个单词专业的标题能让买家对你首先建立认可。写价格是不错的钩子之一。

会有同学有疑问，如果我标题中写价格，那价格没优势是不是反而会吃亏？价格大多数时候都不是决定客户意向的理由，但价格往往能吸引客户阅读。写价格是一种策略，但没必要一定写便宜的价格，写产品合适的价格就可以。

另外还有特色类的，例如“愤怒的小鸟”图案T恤，这样就把卖点亮化了。如果是欧美的客户，那认证是很精准的标识，但如果是中东，非洲这样的市场，那价格可能更好一点。

不过，没有什么方法一定行，也没有什么方法一定不行，只是一个相对的概念，如何做到更好一点。

所以，总的几个原则：
              1、避免与同行主题雷同；
              2、避免让客户不明所以；
              3、突出主题，体现个性；
              4、注意语气，避免让客户反感。

格式
格式包括内容格式和排版格式。内容格式是指你写信前心里要有框架，这封邮件我最重要的是跟客户沟通什么，其次是什么，各自的篇幅占多少。

我见过有的回复开头先来两大段公司介绍，这样就是反例。一般来讲，内容上，先给答案，再做引导和提问，如果需要公司介绍，控制在三句话内。

第一次回复，除了回答客户问题外，引导话题和问题最好不要超过五个，先提炼最中心的，容易引出客户意向的。

在内容框架上，有很多都是看一遍客户的询盘马上就回，一，没做分析，咱们之前的课程讲的内容，二，没安排邮件构架，主次不分，表述不明。大家以后避免看一遍询盘就回，除非你非常熟练了，我的建议是再简单的询盘，看三遍再回。回复询盘前，一定要找出，或者确定至少一个核心内容，再去撰写邮件。

以下几点元素是习惯性考虑的内容：称呼，问候语，正文，结束语，签名。

在正文一项，特别注意客户有在询盘里提出问题和需求的内容，这些问题都要给出解答或回应，回应是指无法正面直接给出答案的。

第一次回复如果对方没有主动提及了解公司资质的意向，忌大量公司介绍信息。正确的做法是，用三句话介绍清楚公司的业务和优势。

再说排版格式，在字体选择，颜色设置上，都要留个心眼。避免你的字体颜色太亮，或太浅，影响客户体验，如果是彩色的话，注意频率，不可过高，尽量不超过三种，还要注意不同国家的颜色喜好，特别是民族特征比较明显的。


报价
最后一部分，报价思路。

现在我们大多数目前的阶段是把这个问题看得太简单，你问我报，价格老板经理算好了，填好回复OK了。所以这里提醒，把现在简单的做法复杂化。

买家的身份目的都不一样，通过我们之前课程的买家背景挖掘，意向分析，我们可以尝试去推测一个买家的喜好和特点，在这个基础上再去推荐产品和报价，这才叫有针对性的。例如你想买个代步的自行车，我给你推荐3万一辆的专业自行车，肯定行不通的。

是否拿到询价就报呢？报价与否取决于对客户最终判断。如果在询盘中，我们已经了解到客户是寻求合作意向的，那可以先引导为主，报价非必要内容。

询价，不一定代表客户现在的问题就是价格，或者他连想要什么东西都不清楚，拿到询盘要先分析客户的真实需求点在哪里，这点非常重要。让你了解到产品选择范围后，你的问题就会更具体，也就更接近购买原真实意图。

如果客户有大概的方向，但还未明确具体产品，可以对系列做整体介绍，特别是关键的区别点，在价格，性能，产品参数等问题上，但做这些的时候你的目的要清楚，就是要挖客户的需求点，帮助他筛选他想要的东西。可以给出推荐实例产品报价，不管你要不要，我先报一个卖的好的，或能代表我们公司产品的，在这个基础上，买家更容易提出自己的具体想法。

总之是先帮客户做筛选，确定他想要的大概产品模型，再来做报价。如果客户询价内容专业具体，那较好的做法就是直接给出有竞争力的价格，正面，直接。

报价还需要考虑以下因素：买家国家地区，买家类型特点，对方市场特点，竞争热度，产品独有优势等。

另外还有些报高还是报低的细节，例如，买家规模大，订单量大，这样的买家低报价优先考虑，而在询盘中强调产品功能质量细节的，还有自己产品是独特优势，创新等，可以适当高一点。

独特优势一般是少部分商家有的，大部分商家这个方面都不突出。但更多的是要靠自己去发掘出来。因为有硬性的软性的两种，硬性的例如认证，专利，品牌等，软性的例如交货期，服务态度，售后服务体系等。例如小工厂，实力差，但是灵活，重视客户的需求，能及时调整产品满足客户需求等。

小结：今天分享的内容你们会有问题，这很正常，因为本来就不是一下能吸收完的，最重要的目的在于，告诉大家从这些因素出发，我们还有很多值得考虑的东西，大家可以在以后的工作学习中建立这方面的意识。因为今天分享的知识都是最基础，最简单的东西，业务人员最容易忽略的，让大家重新来审视这些东西，发现更多的问题，这样才能引导你思考更多，如何去做得更好。~关注微信公众号“外贸精英社”免费领取更多外贸干货~