浅谈国际贸易的基本流程及注意事项

willardjing

国际贸易，本质上是一种不同国家间买卖双方自愿达成的交易行为，通常是以美元或其他被买卖双方国家的银行所接受的国际货币为媒介的交换活动。国际贸易包括公司与个人，公司与公司，个人与个人，以及国家与国家之间的贸易活动。本文主要以公司与公司之间的贸易活动为例，来捋顺国际贸易的基本流程，以及每一个环节应注意的细节。如有失误之处，敬请指出。

假设A公司为中国的一家生产木地板的工厂，B公司为荷兰的一家批发商，专门从中国以及其他国家进口地板等地面铺装材料。
从初次询盘开始，贸易的流程大致如下：

一、买卖双方取得初步联系

取得联系的方式可能是多样的，比如B公司主动通过网络渠道获取到A公司的信息，经过初步了解，认为A公司可能成为自己的供应商，为进一步加深了解，B公司给A公司发送询盘：

Hello,
Our company is an important wholesaler with 20 years experience in Holland, basically we sell everything involved in flooring material.
Next year we plan to invest more on the wooden flooring sales, so we need to know more about your company, if the product meets with the European standard, it's very possible to establish a good relationship.
Best regards,
Pascal van Dijk
B Company.
收到询盘后，卖家A公司不要急于马上回复，先利用网络渠道搜索一下这家公司，做出初步核实，确认询盘真实性以后，再回复也不迟。比如可以在Google中搜索该公司，耐心看完其公司网站（如有），先大体了解一下这家公司的背景、规模、主营产品、目标市场等等。也可以在谷歌实景地图搜一下该公司，通常你是能看到这家公司的外景、仓库等情况的。

完成上述背景调查过程后，再来看客户的邮件，注意回复一封邮件时要有针对性的回答，千万不要自说自话，自我陶醉。写邮件其实就像是两个人在对话，最好的邮件应当是有来有往，有目的性的。比方说这样来回复：

Dear Mr. Pascal van Dijk,
Thank you for your interest in our company.
We have heard a lot about your company from our friends in Europe, as we all know, you have been very successful in the flooring material field.(即使没听说过也可以这样写，大家都喜欢听好话不是吗？)
Actually our company is very professional in producing high quality wooden flooring, and have been exporting to Europe for 5 years, mainly supply to wholesaler and chain building material shops, like Leory Merlin and AKI.（侧面说明产品出口过欧洲，符合欧洲标准）
It'll be our great honor if we provide you our help in your plan for next sales season.(客户提到了要为下个销售季做准备，所以应当有所回应)
Hereby we recommend you 2 popular types in Europe:
Type a
Type b
For more information, I will send you the catalogue in next Email.（因担心第一封邮件就发附件会被退信，建议在第二封邮件中发送附件，附件可以是Catalogue，也可以发送一些第三方认证比如CE，REACH等）
Best wishes,
A Company.
Silvia
（签名务必要完整，包括公司名、地址、电话、网站等等）
总结一下，不管是以哪种方式（询盘，主动开发，展会，朋友介绍）取得联系，务必要注意以下细节：

1. 做好背景调查，核实真实性。

2. 有的放矢，有来有往的跟客户沟通。

3. 做好客户档案记录。

4. 有问题解决不了要及时请教上司或同事，不要闷头自己思考，学会借力。

二、买方要求报价

经过一段时间的跟进，或长或短，买方B公司要求A公司报价。

报价之前，为防止报价过高或过低，需要至少搞清楚以下几点：

1. 客户对每一种产品的年采购量是多少。

2. 客户是否提出了特殊的付款方式。

3. 是否有其他隐性的附件条件，比如验货次数、特殊包装方式、特殊颜色、特殊尺寸等，凡是可能造成工厂成本增加的条件，都应当留意。

在弄清楚以上问题后，再来核算价格，就合理一些了。报价应注意以下几点：

1. 一定要有正式的邮件报价。

现在很多人喜欢用微信或Whatsapp报价，这样做的确很方便，缺点是一旦你的手机丢失资料，很难找回报价记录，不利于以后掌握谈判节奏或是与同事之间的工作配合。而邮件只要不发生意外，都有完整的记录可查。

2. 一定要使用规范的报价单。

一封规范的报价单，能让客户认识到你们是一家管理规范的公司，相反，一封乱七八糟的报价单，也会使你们的形象分大打折扣。每个公司用的报价单格式不尽相同，但是基本元素大体相同，至少要包含：公司抬头，报价标的，货物描述，质保期，货物尺寸，公差率，价格（注意计价货币单位），客户特殊要求所需的额外费用，单位，装箱量，MOQ，付款方式，交货期限，价格有效期等。

同时，由于我们通常以美元价格交易，要注意防范汇率风险，建议核算美元价格时比近期汇率略作调整，比如美元汇率为6.8，核算时可按6.7或6.6，规避汇率波动风险。

3. 报价时尽量不要使用整数，建议精确到小数点后2位。

4. 在此期间如果发生了还价，不建议频繁降价，建议保持在3次以下，频繁的降价会让客户觉得你不够真诚，每次降价的空间以逐次压缩为妙，例如，第一次降3%，第二次降1%，第三次降0.3%，通过微妙的数字变化，暗示客户你们的价格已经到底了，再降就非常困难了。

三、买方要求寄样品。

经过努力沟通，客户B初步认可A公司的价格和产品，要求寄样品。

寄样品的工作应注意以下几点：

1. 尽量要求客户支付快递费，降低公司成本。

通常欧美客户能大度一些，其他市场看情况，因人而异。提这种要求时不要太强硬，可以委婉的告诉客户，成单后可以返回快递费用。如果客户的确不能支付，公司为了开发市场，自己付也可以。

2. 问清楚客户的详细地址、邮编、收件人、电话，并养成随时记录的好习惯。

3. 每一个样品都应有清晰的标签。

4. 样品包装要够安全，花了费用寄过去损坏了，不但浪费钱，还可能影响成交！

5. 样品的包装要紧致，不能太空，避免不必要的抛货费用。

6. 一定要及时记录好寄了哪些样品，可以拍照片保存记录。

7. 发完样品后，一定要告诉客户快递单号，并提醒客户及时收样、查看。

8. 发样品时做好备份，以便客户下单时用作封样参考。

四、买方下发试订单合同

经过对A公司的全面考察后，B公司决定下发一个试订单（trial order）。

Dear Silvia,
After checking your product, we decide to start from a trial order of one 20ft container, how long will it take to finish the production?
Please send me a Proformma Invoice.
Thanks and best regards,
Pascal van Dijk
B Company.
此时，Silvia应第一时间核实交货期，并出具PI，要求客户支付预付款。

同样，公司也应该有一份规范的合同范本：

1. 注意合同标的要明确。

正式签订合同之前，一定要确认好客户要购买的型号，以及所有的要求，确认合同标的时，也要有邮件记录。我的一个泰国朋友就遭遇过这样的坑，双方通过微信聊合同，等到收到货才发现，工厂给他发的根本就不是他想要的那个型号。

2. 合同的单价、金额应100%准确，包括英文的大写描述，千万要反复核对。

3. 应明确付款方式。

4. 应明确价格条款，尽量做CIF或C&F，控制货权，FOB也不是百分百安全的，如果客户和货代勾结，出货代单把货提走，就有尾款收不回来的风险，具体我后面会单独讲。

5. 应明确货物合格标准，建议写厂标。

6. 应明确提货期限，防止客户无限期的把货放在工厂，造成库存积压。

7. 应明确质量异议期，提出索赔也不是无限期的，提醒客户及时开箱验货。

8. 应明确质保期限和承保范围、免责条款。

9. 应明确不可抗力。

10. 应明确诉讼地点，我们都写中国，要是在国外诉讼，成本、时间都耗不起。

11. 交货期尽量不要写的太实，给工厂预留出5-7天左右的处理意外情况的时间。

做完以上的工作，就可以给客户回复邮件了，给客户发送的PI要转成PDF，双方都签字盖章后生效：

Dear Pascal,
Thanks for the trial order.
Attached is the PI, please kindly check and sign it with your company stamp and send to me by Email.
The production will be finished within 30-35 days after receiving the deposit.
Please arrange the deposit and send us the bankslip.
Best wishes,
Silvia.
注意如果是做信用证，还应当提前要求客户发一份草稿，仔细阅读信用证条款，确保单证一致。在此就不详细描述了。

五、按合同要求安排货物生产

一定要严格按照合同要求来安排生产，比如合同要求收到预付款后排产，但是有的业务员心急，收到水单后就要求工厂生产，其实这样做也是有风险的，再急也不差这几天。

给工厂下发的生产通知，一定要100%的把客户的要求传达清楚，请注意是100%，你只传达99%也不行，不要想当然的认为工厂可以补上那1%。

排产之后要注意定期跟进，以防订单太多，排产滞后，影响交货。

六、生产完成后，按合同要求催付尾款或发货。

如果付款方式为款到发货，那么应及时提醒客户支付尾款。在此期间，客户可能会安排第三方验货，验货之前自己一定要确认货物达标，做好周全的准备。

如果付款方式为见提单复印件付尾款或是其他，就可以联系货代租船订舱、发货了。确认好货物的件重尺，需要的箱型（案例中为20尺小柜），给货代发托书就可以订舱了，通常这部分工作由船务来完成。

订好舱之后，就可以跟货代预约好时间发货了，确定好发货日期后，一定要第一时间通知工厂，做好发货准备，尽管这是常识，但是我听说过太多不靠谱的事情了，细致一点总不会错。

七、发货完成后，索取正本单据。

按照合同要求，给客户发送正本单据。千万注意在确保货款安全收回的前提下，控制货权，否则前面的工作做得再漂亮，也是竹篮打水一场空。

同时也应注意以下细节：

1. 出具正本单据之前，应提前与客户确认草稿件，确认无误后再出具正本，以防发生改单费。

2. 收到正本单据后，卖方应保留好扫描件。

3. 提前确认好单据寄送地址。

4. 寄单据时做好记录，给客户发快递单号。

八、客户收到货物后，及时跟进货物反馈。

我们希望跟客户建立一个长期合作关系，就一定要细致入微，让客户感觉到你时时的在关心他，不要认为货物发完了就可以收工了，一定要定期跟客户沟通产品在当地的销售情况，客户有没有任何改进意见，并及时的做出应对。只有你为客户想到更多，客户才会更依赖你们。

基本上，整个的外贸流程就是这样，如果付款方式为赊销，还应做好赊销台账，随时提醒客户支付货款。在每一个环节中，作为负责人，应当注意细节、细节、还是细节，虽然国际贸易的流程并不繁琐，但是一个小的失误可能就给公司带来很大的损失.

因此，一定要反复琢磨自己在每一个环节中应当做什么，才能确保高效的服务，日积月累下来，你的努力一定会有所回报，尤其是当客户亲切的称呼你My dear friend, amigo的时候，言语中流露出来的那种信任感，是除了贸易之外你能得到的更宝贵的财富。