怎么才能写出一封好的英文邮件

willardjing

我们每天都在写各种不同的Email，可能有开发信，可能有推荐产品的邮件，可能有发报价单的邮件，可能有答复客户疑问的邮件，可能有邀请客户见面的邮件，等等等等。

可以说，邮件在我们的日常工作中非常重要，它是我们与国外客户交流的主要工具，也许会有外贸人说，我现在更喜欢用whatsapp或微信跟客户聊，既方便又快速。但是请别忘记，在线沟通工具的确方便，但是正式的文件或商业主题，最主流的方式依然是邮件，尤其是邮件可以永久保存，一旦买卖双方反生了纠纷，往来邮件也是官方取证的重要依据，在线沟通工具只能算作一个补充，并不能取代邮件的作用。

那么，到底该如何写出一封好的英文邮件呢？
至少要做到以下几点：

1.标题简洁明了。
2.内容简洁明了。
3.附件简洁明了。
没错，看起来一封好的邮件，要做到也不难，仅需要做到“简洁明了”即可，但是，为了达到这个目的，却仍需要下一番工夫。

当我们要写一封邮件的时候，首先要思考的是，我这封邮件是要给谁看(Who)，为什么要给TA看（Why），我要让TA看到什么内容（What）？想明白这三点之后，再动笔也不迟。

给谁看（Who）：
就跟我们平日说话一样，听众的身份不一样，我们的语气、语调、语速、表达方式都应该有所调整。

比如你是给对方采购负责人看，采购一般都特别繁忙，我们的邮件就应当直入主题，尽量不要啰嗦，为了尊重采购的工作，将他需要的信息提供的越全面越好，我们帮他考虑的点越多越好，因为采购也是有考核的，如果在跟我们邮件互动时觉得我们的配合度高，还能为他多考虑，哪个采购不爱这样的销售呢？采购与销售其实应该算是平级沟通，做到基本尊重就好，甚至有时候我们会发生纠纷，难免会有一些摩擦，根据谈判进度的不同，可以略作调整。

如果是给对方的老板看，我们的语气就要更尊重一些了，建议姿态尽量放低一些，让BOSS感受到我们对他的尊敬乃至敬仰，适当的赞美之词也可以有，但是不要太过。

当然，当我们熟悉了对方的邮件习惯之后，也可以适当的调整成客户喜欢的方式来写邮件，比如有的客户还真就喜欢长篇累牍的写，我们要是回复的过于简单，会显得有点过于冷淡了，咱们所说的简洁明了的原则，并不是一成不变的，需根据客户的口味来调整。
为什么给TA看（Why）:
一定要明白，我们写这封邮件的目的是什么，如若不然，我们的邮件可能就会一片混乱，看了以后没有重点，一封邮件讨论的事情尽量不要太多，原则上不要超过3件事情，以1件事情为妙，千万不要想着一封邮件大而全，把所有我们想表达的事情表达完毕，人的专注力是有限的，只写1个主题，客户会围绕主题给我们回复，如果我们写四个五个主题，客户也会不知所措的。

所以，动笔之前还是要先思考，我写这封邮件的目的是什么，是为了让他看到我们公司的实力，还是为了让他明白近期价格有调整，下单尽量在本月安排，以便节省采购成本?

看什么内容（What）
想明白Who和Why之后，其实就可以开始构思邮件内容了（What）。

建议用最简洁的话把内容表述清楚即可，让客户看完邮件能够明白我们在表达什么内容。

邮件的最后一定要加call to action，强调需要对方做什么。

另外呢，写邮件要注意以下几点：
1.不要有错误单词、错误语法，写完了多检查几遍。

2.不要把邮件变得五颜六色，如需标注重点，也只能多用1个颜色 。

3.不要用或少用叹号，这个标点攻击性太强。

4.不要用红色来写邮件，红色是警示颜色，如果邮件通篇都是警示，老外会很反感。建议用黑色就好了，通行色，不犯错。

5.不要全用大写，比如WE HAVE 20 YEARS EXPERIENCE IN ... FIELD，读起来会比较吃力。

6.多用被动语态，少用祈使句，祈使句有命令的意思，谁都不希望对方一直命令自己吧。

7.字体要适中，不要过大，也不要过小，让阅读者看着舒服即可。

8.附件不能太大，如果太大了容易直接进垃圾箱，或发送失败，一般来说小于10M是可以的，太大的视频可以发Youtube链接或使用Wetransfer来发送。

9.用好列表和小标题，分好段，让我们的邮件看起来更有序。

10.签名不要太长，包含基本内容即可，比如公司名、地址、电话、手机号、传真、网址等。

11.发送之前要检查一遍，确认没有问题再发，往往我们发了之后想撤回已经来不及了。

要写好一封邮件，其实也不难，难的是持之以恒，认真对待我们发出去的每一封邮件，通过每一封邮件，向客户反复传递这样的信息：我们是专业的，懂得商业规则的，跟我们合作是可以放心的。我相信，把基本功做好的人，外贸做的一定也不差。

hnyfw

谢谢LZ的分享。感谢。。

willardjing

hnyfw 发表于 2019-8-12 15:51
谢谢LZ的分享。感谢。。

您客气了，写的东西能对大家有帮助，会产生一种满足感。