英文邮件格式的规范及英文信件格式书写注意事项

外贸闲人

在经济全球化趋势今天，越来越多的外贸出口公司需要与世界各国进行生意往来，由于地域和时效的原因邮件成了必不可少的沟通工具，说到写邮件发邮件，但是你真的知道怎么样的一份邮件显得正式同时高效表达呢？

看邮件的第一眼就是格式，就像看人的衣服一样。格式就是邮件的外表，如果是格式就看起来很不舒服，很不正式的话；如果是在自荐邮件出现，你是绝对不可能收到回复的；如果是在职场里互相发邮件出现，给上级或者同事都会感觉你很不专业；如果在商业领域可能就会失去和买家或商业伙伴的接洽的机会了。

所以我们在使用英文邮件时，就要格外注意英文邮件格式的书写规范，今天便由我这个外贸闲人来跟大家分享几个简单的英文邮件格式的规范及英文信件格式书写注意事项。

一封正式邮件的主要部分就是：主题、称谓、正文、结尾、落款。



1、上图中的“To”-就是中文邮件界面的收件人，这里输入对方邮箱地址就可以了，如果对方又提供多各邮箱，这里也可以填写多有邮箱地址，每个邮箱地址之间用半角分号隔开。

2、图中的“CC”-也就是中文邮件里的抄送人，CC抄送人一般是指只需要了解该邮件的内容不参与回复沟通的，同样这里也可以填写多有邮箱地址，每个邮箱地址之间用半角分号隔开。

3、图中的“Subject”-即邮件标题，我们可以简单输入邮件内容的概括，要注意，对于商业往来正式的邮件，主题内容很关键，由于现在垃圾邮件泛滥，不专业醒目的邮件主题容易被忽略以及误删。还有无论对我们发件人，还是收件人而言，邮件的主题可以方便我们双方快速知晓邮件内容，以及后期方便我们找到当时的邮件。关于英文邮件更多技巧和注意事项可阅读《开发信》更多文章。

4、上图中还有“Bcc”-这在中文邮件系统叫做秘密抄送，“bcc”是很强大的但是往往容易被我们忽略的功能，当我们发送一封邮件，但是不想让收件人知道或者不想让收件人彼此知道的时候可以用到，“bcc”里面的收件人可以看到我们发送出去的邮件，也可以看到我们“To”给的人，但是“To”给的人不知道我们“bcc”的内容，同样“bcc”的相关人之间也看到彼此。我们可以用到这个功能发送同一封邮件给不同的并且我们不想让他们之间相互知道的人

5、英文信件开头-通常以“Dear”或者“Hi”开头，相当于英文中的“你好”，在这里面，“Dear”的使用不用特意区分男女，如果已知对方介意或者，比较生疏的情况下，也可以用“Hi”代替。问候后面紧跟的是对方的“First Name”也就是中国的“名”，而非“姓”，然后再加上英文的逗号。

6、邮件正文-接下来是正文部分，正文部分注意，首行要与上下各空出来一行，不要紧跟问候语，对于收件人在看邮件的时候，便于阅读，也更加规范，另外每个英文单词之间要习惯性的输入空格，这个在中文中不常用，大家一点给不要忽略。正文的内容我就不用做示范了，这个大家可以根据自己情况以及发邮件的目的写。

7、英文信件结尾-英文信件结尾也就是我们说的结束语，最常见的就是Best wishes 和 Best regards，Best Regards也可以用“B&R”缩写代替，关于Best wishes和 Best regards区别：https://bbs.fob5.com/thread-215880-1-1.html

8、署名-结束语之后换行输入发件人的名字

9、落款-在比较正式的工作邮件中，我们在落款的位置，还要输上自己的联系方式，公司地址，职位，邮编等信息，以方便不同人能够尽快找到我们，也方便对方能快速知道我们的信息并取得联系。

到这里一封英文邮件格式才算是规范的。若有不详尽的请留言评论补充。

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感谢楼主分享，很实用，

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英文信件的组成部分：

1、—信头。信头是指写信人的地址和写信日期， 一般写在或打在第一面信纸的右上角，先写地址再写

日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。  

2、信内地址。——信内地址要写出收信人的姓名和地址。信内地址写在寄出日期的下一两行的左上角。

一般给熟悉朋友可以省去这一步骤。

3、称呼。—称呼是对收信人的称谓。末尾用逗号或冒号。 当熟悉的人写信时可以用My dear。当给

一位你不知婚否的女性写信时，可以用Ms.……，  这是指“……女士”。 —在给不熟悉的人写信时，可

以用Dear sir, Dear Madam, Dear sirs, Gentleman 等等，表示尊敬。

4、正文。—正文是一封信的主体部分。

5、—结束语 。结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写。

6、 —署名。在结束语的下方是签名。如：Yours sincerely, Lucy Blake