外贸业务员怎样利用MSN做好外贸

ECVV

MSN是微软公司推出的一款网络在线聊天工具，分客户端和网页版的，在我们外贸人群里大多数人都在使用MSN，尤其是外贸业务员，也有人是Skype,不过MSN的使用还是比较普遍。而我用MSN 也有好几年了，通过这样一个平台认识和积累了很多客户，甚至和其中的很多人成为了朋友。同样是在这个过程中，我感觉到这种基于网络的交流过程中蕴含了很多微妙情感：比如一旦某人，加了你的MSN 后，你们之问经常保持在线，不仅容易使两人关系逐渐接近，更有可能也许这个客人在法国，但是因为你们同时在MSN 这样的一个平台上，只要一个表情，一句问候，一个震动你甚至就会觉得他就在你身边，这种跨越空间的贴近感对于国际商务活动而言，重要性不言而喻。
　
如何让交流不尴尬
　
我因为经营着一家外贸公司，工作基本都通过MSN进行，不同于见面交流能通过一些身体语言以及环境信息进行辅助，如何能让网络那头的客户感觉舒适，把握好交流的尺度很重要。
　
第一，不要随意去打扰你在MSN 上的客人。商务活动中，一个客人加了你MSN ，如果大家有同时在线的习惯，这样大家的沟通的确方便。但是每个商人都有自己的贸易习惯，因为是国际贸易，这其中还涉及时差所造成的贸易时间差别。在我刚开始用MSN 联络客户的时候，只要看见客人在线我就去交流，后来才明白这个习惯不好，因为这样其实有意无意中是打扰了别人。现在我通常有这样一个流程：结识客户时先问客人一些基本问题，比如一天中他通常什么时间有空等，如果确实需要较长时间跟客人通过MSN 交流，我会先给他发一个邮件，敲定希望什么时候可以跟他在MSN上交流一下，甚至是淡什么内容都顶先告知。而不是随意的去打扰他们。

第二，在MSN上交流时间不要过长，切记商务交流不等于聊天。商务交流，其实某种意义上类似于一个会议，所以一般时间不要持续太长。比较得体的做法：最好在交流开始之前，给自己列出一个提纲，其中包含在这次沟通中需要着重讨论的一些问题，尽量保证在比较短的时问内的交流是完整的。切忌聊天式的漫谈。
　
第三，注意自己的文字态度。这是很多外贸操作员通过MSN 等软件进行贸易交流最常犯的错误，也是最容易真实体现企业形象的一个关键点。我曾经就这个问题向很多的朋友进行了解，大部分人的答案是相同的。大家都觉得相对于当面交流，在MSN 上交流，下意识会变得比较随意和自由，这主要体现在用语和一些语气上。显然，这又是一个商务交流不同于一般性聊天的地方。操作员始终要牢记：毕竟我们是在进行商务交流，所以MSN 的语言态度、措词等应该坚持非常认真、严谨。
　
第四，避免一些不必要的话题。这主要是基于国际贸易的背景下，交流双方因为国籍、文化背景、政治背景以及信仰等呈现多元化，因此在商务沟通的过程中，若无需要，应尽量避免探讨这样的话题。毕竟如果你拿捏不好，很可能直接影响到贸易洽谈。
　
第五，巧妙回避和化解MSN 沟通遇到的“冷问题”。所谓“冷问题”，其实在我们的贸易交流中经常会遇到。比如有的客人在MSN 上写了不合适的话，或者用了一些非常情绪化的表达，很多时候让人很难接下去。MSN 作为一个交流平台，这时候如何表现出你的态度，是一件很微妙的事情。我一般会少用几种方法：保持沉默。不作任何回复；或者告诉客人刚刚电脑显示不好或者掉线了；要么下次遇到客人时，根本就不提这事情，权当没发生过。

如何让交流出效益

通过MSN究竟能产生多大的效益？曾经有人问过我：在你的700 多位MSN 商友中，你联系客人的频率有多少高？这个问题看上去非常普通，其实越想越觉得颇有深度。这700 多位联系人都是我在不经意的过程中慢慢积累并逐渐认识到他们的价值的。要回答这个问题，我便开始了一番思考和提炼。

使用MSN 交流的原因，最直接的目的就是寻找客户和维护客户。为达成这个结果，交流会因为不同客户的多个跟进阶段进行一些区分：

在我700 个MSN 联系人里，我每天联系最密切的～定是我手头正在操作订单的那些客人。这点非常好理解，这都是正在进行的订单，每天这样的联系完全是工作上的必要步骤。对于那些目前没有进行贸易操作的MSN商圈的联系人，我会不定期地跟他们在MSN 上交流。比如对某一商业问题、商业想法，或者最近热门的商业事件进行探讨。这样做是非常必要的，毕竟这样探讨的结果是使双方得到了最新的、最完善的思路和想法。正所谓理越辩越明。而且一个商人拥有一个最新、最完善的商业理念，在当今这样一个变化着的商业社会是非常关键的。

对于那些暂时无贸易往来的MSN 商圈联系人，保持稳定的沟通频率也很重要。这种沟通是真诚的毫无商业目的的（这里的前提是你要注意对方的聊天习惯、聊天时间等，不要打扰别人）。这点看上去好像没什么实际意义，但是却是这样的不经意间的沟通，很好地传达了双方的感情，甚至这种不经意的沟通也可能产生效益和订单。

有一次，已经夜很深了，我发现MSN 上一个泰国的客人phong 仍在线，因为他并不是每大都在线，我就跟这个好久没联系的朋友打了个招呼，并且关切地询问：“最近生意如何，做什么新项目？”他回复说现在正准备进口一种太阳能耗材，言谈中流露出对跟一个工厂合作的种种不愉快。他是很随意地在跟我聊这些事，但我却是非常认真和刻意地在听，在思考。

在跟他聊天后的几天，我开始刻意地去找这种太阳能耗材。没想到，两个月后我竟然通过中间商，跟这位老朋友做成了一笔3 000 多美元的生意。单子虽然很小，但是意义是非常重大的，因为我的贸易领域又增加了太阳能耗材这一项。这就是沟通的力量，很多时候看上去不经意的沟通，确实能产生意想不到的价值。

交流中的“空杯子”心态

我们公司现在得到一些海外创业资金的关注，对我们这样一个经营传统产品的企业，能够吸引海外资金，媒体对此非常感兴趣。在与一位记者的沟通中我们谈了关于企业融资，web3 . 0 ，还有我的MSN 商圈。我告诉她我的MSN 商圈的高素质人才，不少都是世界名校毕业的，有些甚至可以讲3 一4 门语言，同时跟她谈了我现在要做的一个全球在线的虚拟公司，“我发现你的思维是跟全世界保持同步的。”她这样总结。

我的这些想法跟我的MSN 或者其他在线软件的朋友聊天和沟通是分不开的。这些MSN 上的联系人来自世界各地，有各自的商业背景和文化背景，而且．他们大多数有着非常丰富的贸易经验。我通过跟他们交流经常可以获得一些最新的信息。比如一个朋友在迪拜，他的话题中经常出现他对最近建筑耗材的想法；一个朋友在印度，他的话题中经常会出现关于最新软件和印度中小企业融资的话题；跟上海宋老师沟通，我就会了解中国目前网商的最新动态，可以说这都是最鲜活的教材和老师。每天我就这样不断地接触到这个世界最新的想法和资讯。

我一直告诫自己应该有个“空杯子”的心态。搏采众长，融会贯通，这对一个人的成长是非常有好处的。像MSN 这样的即时通讯工具的出现，让交流沟通的重要性被更加重视。不仅让我们了解客人真实的需求，同时也是为了更好地满足其需求，以便在第一时间赢取订单，同时也为我们自己打开了一扇了解世界的窗户。