看看一个外贸新人对外贸跟单流程做的总结

kim · 发表于 2012-12-3 11:38:49

各大外贸论坛对于外贸流程的总结帖子都不少，大部分都是来自外贸前辈们的分享。今天我作为一名外贸新人也来分享我的跟单工作总结，希望大家给我鼓励、支持以及建议，先谢谢大家了。

我公司是一家小型外贸公司，主要经营海鲜食品的出口，有三家合作的工厂。客户不多，主要集中在美国。整个跟单的流程顺序总结如下：

1. 合同：平时与客户的联系都由老板自己掌握。由于客户比较少，订单量大，老板出于某种较为敏感的通病，不允许任何员工直接与客户联系。我们接到老板的通知后，根据客户的要求，制作销售合同，合同的内容包括进出口双方的联系方式、品名、规格、数量、包装、价格、起运港、目的港、发货日期、付款方式、对产品的一些加工要求等，双方签字回传，一单合同就这样成立了。

2. 布产：合同确定了之后，及时下计划到工厂进行生产。对于每种产品，客户都有相应的加工要求，要吩咐工厂按照客户的要求进行生产，对于部分细节需谨慎对待，避免出现差错，造成不必要的麻烦。同时，要及时跟踪货物的生产进程并反馈，确定货物的完成日期及具体的出货日期。对于出货日期较赶的柜子，及时催促工厂抓紧生产进程。

3. 定包装：包装是比较烦琐的一项工作。每个客户都有自己不同的品牌，不同的品牌有不同的产品，同一个产品因为规格不同，包装也就不尽相同。这主要体现在外箱、内袋的图案、字符、规格、所用的材料、大小、厚度等等。。与我司合作的包装工厂，主要有两家，一家是制作外箱的，一家是制作内袋。在下订单给他们的时候，注意计算好数量、对准好图案、规格和大小等信息，同时跟进生产情况，及时将包装送达工厂，保证工厂能如期进行生产。

4. 订舱：出货日期确定之后，向货代下订舱单。对于计划内的出货，一般是提前一周预定下周舱位。其中必须考虑到客户规定的每一水船必须不超过多少个柜，以及到港的时间的规定等因素。同时，公司几个客户经常走的几个目的港、船期以及ETA、ETD等信息必须做到心里有数。对于海鲜产品，一般使用冻柜托运。对于船公司的租柜和还柜时间、制冷费用、压夜、退柜等信息心里必须有底，避免产生不必要的费用。

5. 报关报检：报关报检由工厂去落实，一般是要提前向商检局递送报检资料，资料由我司提供过去，工厂再自己制作相应的单据去报关报检。对于退税产品的报关报检单据和整个流程我弄到目前还很杂乱，以后还需要再继续去理清楚。

6. 出货当天：出货当天从货代公司拿到司机资料、柜号、船名等资料，传真给工厂，工厂校对好柜号装货。货物装好后，工厂传真装货明细单过来，其中包含所装的货物数量、规格以及生产批号。（我方根据生产批号制作CODE LIST，届时一并寄给客户，我也不明白客户要这种去干什么用。）

7. 单据：首先是提单。提单作为货权的凭证，显得非常重要。先是制作提单补料给货代，货代公司在开船后2-3天内制作提单正本过来。其次是相关的发票、装箱单、产地证等单据。单证的制作有个固定的模式，只是需要将重点内容更改一下就行。但在这个过程中，需要非常地细心谨慎，一份单据检查了又检查，看了又看，校对每个单词、每个数字，就怕出现错误，到时候引起不必要的麻烦。

单据都是以工厂为抬头的，关于这点，我很有疑问，只知道很多贸易公司都在回避客户与工厂直接接触，工厂能够直接跳过贸易公司，给客户更优惠的价格。而在我司这边，客户与工厂都知道对方的联系方式及各项情况。几乎所有的单证都以工厂为抬头（合同也是工厂为抬头，我司签发并盖工厂的印章），偶尔领导会通知说某某合同用公司自己的抬头签订，相关的单据也就用公司自己的抬头了。在这个非常多疑敏感的公司里，我也不敢多问，所以至今我只能猜测有可能我司是赚佣金，而事实是否如此至今我还找不到答案。

8. 善后工作：一方面是跟踪货物的到港情况，催促客户付款（所有的客户都是做电汇），客户的款是汇到工厂的账户，工厂的财务人员收到款项后，再通知我司。我司进行电放或寄单。

来到这个简单的贸易公司已近一年，所接触到的整个跟单流程就是上面提到的这8个环节。由于客户比较固定，海鲜行业也不像其他行业那样更新换代，不断有新产品问世，（好比冷冻鱿鱼，再怎么更新，还是鱿鱼，只不过换了包装，换了规格而已）。这一年的时间，感觉所接触的东西很有限，由于公司的贸易非常有规律，碰到的突发情况也比较少，学习到的东西和个人的进步也非常有限，第一次在此发帖子，感觉到词汇和文字表达的枯竭，对工作的描述也很浅很浅，不是很全面和深入，这也跟自己的火候有关，希望各位前辈多加指点指正！

欢迎FOB5外贸论坛的朋友一起交流，共同学习进步，同时祝大家客户、订单、美元多多。

monica彩 · 发表于 2012-12-3 14:33:26

不错啊，很详细

monica彩 · 发表于 2012-12-3 14:33:55

是

，不是

Angle · 发表于 2012-12-4 18:06:56

谢谢楼主咯，刚好我现在在做跟单，(*^__^*) 嘻嘻……

puchan · 发表于 2012-12-5 08:24:11

详细，谢谢啦

大灰狼 · 发表于 2012-12-8 10:58:24

哟，不错哦！解决了我的一些疑惑~

962806208 · 发表于 2013-11-29 17:39:01

monica彩发表于 2012-12-3 14:33
不错啊，很详细

有需要国际空运海运服务请联系我：QQ:1102886863

962806208 · 发表于 2013-11-29 17:39:14

有需要国际空运海运服务请联系我：QQ:1102886863

WLL · 发表于 2013-12-4 13:21:34

挺详细的啊

yoyo粑粑 · 发表于 2013-12-5 07:57:50

还是直接掌握客户比较好，你们老板用人太谨慎了，只给你们吃面包屑，业务员掌握客户才是最主要的，后续工作自己监督就可以了，一般都是后勤做的工作