合理管理时间，争求最大效率

汤88

很多外贸新人觉得刚入行的时候，每天都在瞎忙。

被安排产品上架，被分配很多关键词自己去配对，被要求写开发信，被叫去车间学习。

做一天和尚撞一天钟。枯燥又茫然。想学东西呢，又感觉太多无所适从，心有余而力不足。最重要的是，无论做什么努力，都感觉每天效率很低下。

本文主旨：

Part 1：我一天的工作安排
Part 2：导致做事效率低下的原因
Part 3：结合外贸行业，对症下药
Part 4：业务员一天的工作安排建议
Part 5：分享实用的APP进行辅助提高效率
Part 1 我一天的工作安排

平常工作日里大致的安排：
1）我喜欢写作，自从有公众号后会坚持每天写写东西。6点起床写公众号当天素材，排版。而后看看早读新闻或者看看书。

2）8点看书自学SEO知识或开发客户技巧

3）8点半遛狗（养了一只萨摩耶，铲屎官一枚）

4）9点准备早餐，收拾出门

5）10点到公司开始一天的工作

①查完电邮
②安排好同事工作
③同各供应商沟通联系
④从中午起各客户时差开始倒过来后，开始跟进回邮或线上联系，一边又继续和供应商沟通
⑤会不时解答其他人的提问，给予建议

6）傍晚6点半下班，继续待在公司

7）完善自己的SOHO中英文网站。因为都是一己之力，从产品上架，站内优化，站外引流都得亲力亲为，边学习边实践，8点多9点下班回家

8）上下班途中都会听听BBC新闻

9）晚上11点前睡觉

而更忙的时候需要出差，需要参展，需要接待客户;有时整一天都在会议室谈判;需要安排协调各种出货事宜。自己做事情那块自然会分去一些时间精力。
每天这样累吗？肯定会，有时候忙得像在打仗。可是大多时候，学着忙里偷闲。

因为试过一刻不停像机器一样高速运转，可是身体在无限透支，得不偿失。不时调整：比如，翻翻爱看的书，刷刷朋友圈看看更新，聊聊八卦，逗逗家里的狗，中午困了就午休会，听听歌，晚上洗完澡做做面膜，葛优躺。有时下下厨房，或者和朋友聚聚会；或者打打电动。

而最重要的是，我会犒劳自己。比如会去搓一顿;比如喜欢什么，会自己买礼物送给自己; 比如周末的出游，踏踏青散散心; 比如忙碌后会休长假的长途旅行，放下工作去游山玩水。



Part 2 导致工作效率下降的原因

这里指下很多新人在时间管理上的弊病：

1
忙，但是瞎忙
很多人包括有时候的我，一天跟陀螺一样忙着转，但是到洗完澡歇息下来，除了身心疲惫，一无所获。
  
瞎忙的人大抵是烂好人。为何如此说呢？自己深有体会。以前的自己是烂好人，怕得罪人，觉得什么事什么人都是同等重要，分不清主次。

有求必应，害怕拒绝。慢慢地给自己添加很多不必要的烦恼，和随之而来吃力不讨好的任务。这样都是在占用和消耗自己的时间和精力。

2
作息习惯不当
作为曾经资深夜猫子的我有发言权。以前白天特困户，晚上不三四点不睡觉。有时候是失眠，半夜打鸡血，做了很多现在想起来很无厘头的事情。比如起来收拾房间，更换床的位置，甚至起来写作，一写便到天亮。

而带来的影响是深刻的，脸色不好。白天犯困，做事效率低下。也许你觉得越夜越精神，可是如果你白天还是要工作的话，这样无疑在消耗身体。

3
不懂得规划，不习惯记录
分不清轻重缓急的人，总是倾向于做事一把抓。突然记起来这件事，而后又忘了。有时候不是自己手脚慢，而是根本没合理安排时间。没有目标，没有任务，就像没有将士带领的士兵，自己莽莽撞撞在乱闯。

4
不够专注，太容易分神
现代人太多都因为手机做了低头族。做一会东西聊下天，刷下微博朋友圈。无法集中精力去做比较重要的工作尤其对于学习时间，那么收获也相当平凡，甚至容易犯错。

5
拖延和逃避
高效的人明天的事情今天做，偷懒的人昨天的事情今天做。

遇到难题第一时间学着搁置，学习到不懂的懒得动脑子，觉得思考起来头疼，直接绕过。可是等到期限到了，敷衍交差了事。


6
太过紧绷，学不会放松
因为面临压力或本身争强好胜，总觉得别人都在努力奋斗，自己也不能落后。这样的想法没错，但是如果马不停蹄，时间一久，身心疲惫。

以上这些简直是提升效率的绊脚石。
Part 3 结合外贸行业如何搬掉这些挡路石

现在根据这些弊病，给大家一些意见，仅供参考：

1

Stay Organized.

善于归纳管理。不知道大家有没有这个体会。当你一忙，接收到各类文件，应接不暇时，桌面未重新命名的文件越来越多。然后等到你想整理的时候你力不从心，久而久之你的文件，甚至可能办公桌面，再到各类客户的管理上，都是乱的一塌糊涂。

这样无疑都是在拖你的办事效率。比方来说，当你想找一个文件，如果你有效命名，归档，你可以30秒内找出来的文件，就是因为你的不善管理，花费半天时间在搜索上面。

好习惯都是一点一滴积累起来的。

比方以下是我收到业务员的推广邮件的附件。命名是乱七八糟的。我是不会去看正文内容的了。那同理心，客户会不会从细节上去打量你的邮件呢？

参展的业务员是更需要善于分类客户，才能有效跟进的。这里不赘述，详情请戳：索菲原创：展会前后如何跟进客户  或 索菲原创：合作过的客户为何不再返单

2


Work smart, not hard.

前者是聪明智慧地工作，懂得团队合作。即便单枪匹马，也学会主观性强去分配自己地时间;后者是蛮干，默默耕耘，做什么事都习惯亲力亲为的人。

当有人相求，不要变成讨好取悦型人格。你愿意做的，就不要抱怨;你不得不做的，就学会忍耐再等时间改变现状;你不愿意做的，就拒绝。

在拒绝这件事上，越简单越好。我帮不上忙，不行，没空，不可以。绕来绕去解释半天，只会让自己觉得亏欠别人，或者甚至让对方觉得你亏欠了他，徒增很多烦恼。

明明是别人需要自己帮忙，是他亏欠你人情。帮多了不吭声变成顺理成章，帮不上忙就明确拒绝。如果你这不好意思，那不好意思，自己做一个包子，久而久之成了你亏欠他。学会拒绝，让生活更轻松。

3

Early to bed and early to rise.

坚持早起早睡。作为曾经很严重的失眠患者，我以自己亲身经历和大家说一句，我如今已经把生理时钟调转过来了。如何做到的？坚持。你今天1点睡觉，明天12：30就是进步。每天改善一点点，让身体有个逐渐适应的过程。

睡前不要看太丰富的视频听太嗨的歌，最好在睡前泡泡脚。哪怕一开始不习惯，辗转反侧，都不要去开灯和拿手机，渐渐地一段时间后进入状态，你会感谢自己。
  
周末我会选择夜猫一下，平日早起早睡。皮肤也会因此越来越好，最主要白天的经历精力会很充沛。

4

Plan Your Day.

一天的事务，要分清轻重缓急。而好记性，不如烂笔头。

在每天下班后或者刚上班的时候在笔记本上列一下To-Do-List(待办事项），边完成边进行打钩清点，便会知道今天完成的效率如何，进度怎样，再安排次日的行程和事项。
而列do-later-list（过后待办事项）。是因为每一天都会有各种各样的想法，可是某一刻想得激情澎湃，可能因为手头忙，过后就忘记了当时的热情，这一项可以帮助你备忘你的一些细碎做法，其实这样的记录越细碎越有趣。就算现在你没法做成，可能以后你条件足了，一下子就水到渠成了。

5

Play Hard or Take Breaks.

人不是机器，要懂得劳逸结合。我是奉行工作认认真真专注去做，玩要开开心心轻松去浪。

不要给自己找任何借口。比如我想去旅行，可是有钱没时间，有时间没钱。在我看来，当在沙发上葛优瘫听着喜欢的歌都是一种放松。越是忙，越要记得忙一段松一下。比如听听歌，看看娱乐八卦，或者看看窗外，吹吹风。缓一缓了，再进入忙碌状态。

在参展的时候，业务员从早到晚站着，和客户回旋着，回到酒店还要实时跟进客户。体力在一直透支，更要休息得当。如果当天实在回复不来，可以和客户说We are working on it and will update very soon. 并不是当天一定得交差，大多数客户都会理解的。他们也在展会中游走，也需要各地奔波。

6


Reduce Your Multi-tasking.

量力而行。很多人看到其他优秀的人也在努力，也想着一定得多学点东西，提升自己，让自己的生活更加丰富充实。这个想法是很好的，但是要根据自己能力程度去制定提升计划。不要一口气吃成胖子。

比如想学开发客户技巧，B2B平台优化，又想学函电写作技能，又想提高口语。太多的知识，多管齐下，你能不能去消化？

做事循序渐进，指定有效的学习计划。把业务的时间分配好，还得预留出来多点时间，当自己对知识懵懵懂懂的时候，继续反复学习强化，而不是一知半解，又进入到新的知识中去。这样只会想以前我们学到的猴子摘桃，摘完桃，摘西瓜，可是到最后一无所获。

一个人的时间花在哪里，日子一长，是可以看出来的。高效人士之所以能够思路清晰，做事很速度，是因为长年累月的经验总结。