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发表于 2017-5-25 09:58:33
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小小的一点外贸分享： 邮件整理
我们日常会收到询盘，客户的回复，同事之前沟通交流邮件，当然还有各种各样的广告信，钓鱼邮件。也会发开发信去骚扰我们那些潜在的客户，回复客户等等。如发向我们的邮件全放在一个“收件箱”里，发出的邮件也全在一个“发件箱”里，将会非常不方便查询与记录。
相信勤奋的，做了一年多以上，多多少都有百来个客户，潜在的，意向的，成交的，打酱油的等等。一般来说，我只会针对潜力股与成交客户建文件夹。潜力股里，大多时候是两种，一种是同行，大客，在做自己公司做的产品，但是由于各种原因一直没能成交，或许是因为价格没能达成一致，或许是因为验厂没能通过，或许其它原因；另一种就是正在谈的，成交意向非常大的。成交客户，我不管是样品单还是批量单，我都会建文夹。
一开始进入外贸这行的时候，也不知道哪位前辈跟我说FOXMAIL很好用的，比用在线的方便很多，然后就掉进了FOXMAIL这个大坑里，中途有换过，但最后还是回到FOXMAIL里去，原因就是特别方便，还免费，而且还是跟在线邮箱同步。
应该都会在FOXMAIL里新建文件夹和使用过滤器吧。一个客户一个文件夹，命名的时候，我一般是“客户上班时间-联系人的名字-公司名-国家”，因为我得保证脑子不清醒的情况下也知道他们是几点上班，不用去算时差，知道几点沟通最好最有效，也方便自己安排日程。在这个文件下，我可能会建议很多个子文件夹。按项目分，比如Gun, train, plush等。项目分完，按定单次数分，比如“Order 1”“ Order 2”。在“Order”还会细分三个文件夹“要点”“内部沟通”“Shipping”。“要点”是指这个项目中，哪些地方是OEM/ODM的，需要客户确认的，这个就方便后面打样回来核对，也方便以后返单的时候对比或检查是否要求一致，不一致的时候要提醒客户。因为客户那边也可能换人，后面跟的人可能会落下重要的细节。“内部沟通”就是指公司内部人员对该项目的沟通，比如定单下达，要求传达，工程沟通，出货通知。“Shipping”批量走货的时候，不是指定货代就是自己帮客户找的货代，可能会出现，提单，原产地证明，CI，PL等等。下一次走货的时候就会知道什么文件要准备，什么时候提交，送货到哪里，要不要提前做CO，走货就会更快速了。
细心的同学可能在上面看到一个“C06”，其实 “C06”是客户的编号，如果潜在客户就成了成交客户，就可以在原来的名字上加上客户的编号啦，更方便自己查找与跟踪。
在新建文件里的时候，得小小注意，必须在邮箱下直接建像“收件箱”“发件箱”一样的一级文件夹，这样才能同步。
同理，我们也应该在电脑里分门别类的建好文件夹，依然是一个客户一个文件夹，再细分成子文件夹装不同的资料。 一般来说，报价单，PI，PO，CI，PL，CO，BL客户的水单，我们公司的收款水单，但凡有，就得存好，以便日后查询。如果客户有OEM/ODM，相关的文件也应该一一存好。出货前，可以请同事帮忙拍一下成品图，包装图，卡通箱图存档。
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发表于 2017-5-25 09:42:11
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