大家是怎样管理自己在外贸工作中的时间的

Jenny

       寄样品，做单证，跑商检，联系货代。。。。。。不同的岗位有不同的忙，大家是不是觉得自己每天忙得晕头转向，到头来还得不到老板的重视呢，也许你的时间管理出了问题，维基百科是这么定义时间管理的：所谓时间管理，就是利用技巧，技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。说说你是怎么分配的时间吧~

时间管理的意义
维基百科是这么定义时间管理的:所谓时间管理，就是利用技巧，技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。当然，工作是一个广义的概念，也广泛用在学习，生活等各个方面。在这里，我主要谈谈时间管理在我们外贸工作中的应用，希望能给大家在外贸工作有所启发。

首先，先谈谈我观察到的外贸业务员平时工作的一些现象，我希望在现象之中分析各个人的问题，不可能面面俱到，欢迎大家补充。

现象1.：有一部分人新人首先进入公司没有能够从学生快速的转型，看到老的业务员上上网，联系客户，公司也没有具体任务，每天这一部分的人就是上网，浏览网页，帮老业务员做些杂事，想学习却又不知道如何学，想努力工作却没有目标。时间如野驴一样飞奔起来就不停，你曾今的梦想被时光磨平。

现象2.：有一部分新人进入之后，因为公司业务量比较大，非常非常的忙，整日的邮寄样品，做单证，跑商检，联系货代。上述的乱七八糟的事情也经常容易出错，所以虽然工作忙，但是却不受所有老业务员老板重视，大家认为你这样做是应该的，出错就是你自己的问题。很多人工作没激情，出错多，也做的郁闷。另外一部分能力的新人非常喜欢帮助老业务员，什么电脑问题，修改图片问题都乐意帮助老业务去做，结果养成了一只在为别人工作，或者说浪费太多时间在不创造价值的事情之上，业务能力没长进。

现象3.：很多人业务员做外贸工作经常被突如其来的事情搞糟，要做的事没做好，要联系客户不能及时联系。B2B平台也觉得这工作太繁琐，基本上能坚持做一个星期已经很不容易了，不能养成非常好的工作习惯，总觉得是自己记忆力不好的原因。

现象4.：其实外贸业务员的心理问题也不少，常常因为很多事浪费太多的时间，比如，发货出了个问题，急啊。本来计划写的邮件不写了，先处理问题，一般处理好你就拉了很多事没做。本人曾经处理一批货处理了约半年，天天与检验检疫海关货代打交道，其他事情全部放在一边或应付。或者做信用证出了一些不符点，其实很多客户都是会接受的，但是因为内心怕拒付，到处网站发帖子问怎么处理，不停刷新看别人的建议。

现象5.：我们工作中经常要写每周/月/年做工作报告，写总结，跟领导汇报，写拜访报告总喜欢拖到最后一天完成，然后紧急的不得了草草完成，工作质量大大折扣。还有很多现象，不一一列举，总之很多人没有意识到时间管理，太多太多的人每天在网络中浪费超量的时间，进行大量的浅阅读，比如看新闻，浏览网页，玩小游戏，QQ，MSN聊天，看视频，读小说等等，一天天过去没有收获却没有意识到其实是自己没有充分的管理好自己的时间，应用好自己的时间，很多还没有做成单子的业务员自己反思一下，自己花了多少时间在B2B平台维护，每天持续发多少个开发信，每天花多少时间在学习英语，提高写邮件的能力上。

进一步谈谈时间的价值，你可以列一个公式算一下你每小时给自己创造的价值那就更直观了。每小时创造的价值= 你年收入/年工作小时  如你年收入36000，按3000/月算，2010年工作240天，一天工作8小时（我按照日历计算了一下）你每小时创造的价值就是18.75/小时。每个人收入，工资，提成不一样，大家可以自己试着算算你每小时给自己创造的价值。对于每个人来说，工作时间都是公平的，所以要想提高你每小时创造的价值，必须提高你的年收入，或者说你的能力，那就应该善待你每个小时，让你每天的工作创造最大的价值。

如果你意识到了我以上说的，请拿一张白纸出来，每隔一小时自己记录在这一小时之间做的事情，任何细节最好能记录下来，比如：浏览网页，回邮件给客户，邮寄样品，发呆，休息等等，看看每一小时每一天之间你做了多少为自己创造价值的事情，做了多少与工作有关，工作无关的事情。白纸内容仅供自己参考，勿给同事经理老板看到，后果自负。最好能连续记录一周，然后自己对照自己的工作研究自己的工作。

下面谈一下时间管理一个四项限法则，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，分成四个象限：
第一象限：重要又紧急的事情：产品投诉，接待客户，老板让你立即去处理的事情等等   

第二象限：重要不紧急的事情：工作计划总结，提高外贸能力，提高英语水平，口语写作等

第三象限：不重要但紧急的事情：突然来的电话，会议。邮寄样品，做单证等

第四象限：不重要不紧急：看小说，打游戏，聊天，写博客：）大家先去想想自己是怎么把上面列的一周的事情分别的放入这四个象限里面。

第一象限工作特别多的话，那你就属于典型的低效率工作者，也就是所谓的忙，缺乏有效的计划将重要但不紧急事情转变成了又重要又紧急，如让你写一个工作总结或者客户跟进表，你没有每天一点点将联系客户登记放在表格里，等到每周末要发送给经理老板时，不是忘记就记录不全。工作总结本来不紧张，但是每次拖到交前一天完成，质量肯定不好。

第二象限是传统低效率和高效率的一个标志，建议大家将80%时间放到第二象限的工作中，让第一象限的急事变小，不在乱忙。

第三象限因为紧急会让大家觉得事情很重要的错觉，实际上很多也是对于别人而言，比如老业务员让你做个单证，经理让你邮寄个样品，你觉得很紧急，其实对于别人而言。

第四象限大家都明白，不过多解释。

大家自所以感觉非常忙或者非常闲，都是在花大部分时间在第一象限，第三象限，第四象限的事，大家可以对照自己每天的工作。包括我开始也非常不喜欢做第二象限的事，因为第二象限没人催促你完成，第二象限的工作也是长期的工作，只有等到deadline或者见客户，有客户拜访，我才发现第二象限的工作跑到又紧急又重要的事情去了，或者发现自己语言能力不行，公司产品没有了解全面等等，建议大家的工作顺序是:

重要又紧急的事情:立马去做   

重要不紧急的事情：重点去做

不重要但紧急的事情：安排去做

不重要不紧急：尽量不做


大家先按照我说的自己动手操作操作，理解理解，我的文字表达能力也许有限，希望不懂的可以提出来我再举例子，今天说的主要让大家明白时间管理的概念，了解自己每个人的工作价值，了解事情重要缓急程序。