供应商如何走出验厂的”怪圈“

luckyfrank

【导语】我们希望此文能够对那些仍在”怪圈“挣扎的供应商有所帮助，令验厂成为企业提升竞争力的契机，而不再是企业拓展业务的障碍。


首先要有正确的认识：


从心里理解，审核者并不想把你的厂验垮，而是帮你发现管理中存在的问题，你如果整改，竞争力岂不加强？当然大家都不整改，就你搞SA8000，那你 的成本会很高，但随着形势的发展，验厂面会越来越宽，逼着大家共同进入同一起跑线，进入良性竞争的轨道。把验厂理解成机遇，你的心态就会好起来。


将验厂要求变成管理标准，以不变应万变


供应商们之所以抱怨“验厂”，是因为验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要验厂，老客户更是每年复验。一接到客户的验厂通知，工厂顿时全民皆兵， 全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而，临时抱佛脚的效果并不好，不但不能保证通过，还会影响工厂正常的生产秩序。以质量验厂中的仓库管理为例，不少工厂 因为平时疏于管理，库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在验厂前一天晚上，加班加点搬运整理库存，将高出部分的纸箱堆往别处。结果第二天验厂时，还是发 现了不符点——堆仓高度是正确了，可是库存吊卡的数量忘记修改，导致记录数和实物数不符，这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班，自 以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝，但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量，即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以 看到，临时“应付”不能从根本上解决问题，供应商要想从验厂中真正解脱出来，只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求，工厂平时就怎样管 理。临到验厂，工厂也无需采取大动作来整改，客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。


验厂前的准备


1）研究客户的调查文件（即以前自己填写过的），确认审核的目的（有侧重点如质量、或环境等），确认审核的标准的审查的范围。


2）确认审核日期和时间，审核员人数，前者是商量确定的。


3）确认需提供的资料及相关的文件支持（比如发放劳动合同和员工手册的记录）。


4）安排一次模拟审核，过程与方法应与实际审核相同，从中自行找到不合格点并尽快纠正。


5）安排好陪同人员


A.首次会议人员，应是主要负责人及人事部、会计部、品管部负责人，管理者代表，并互作介绍，以示重视。


B.看厂时的陪同人员可以是行政人员和品管部负责人，同时有一位文员相随，以随时通知相关部门负责人到本部门门口迎接、陪同并解答问题。


C.文件检查时的陪同人员应包括会计负责人，人事部负责人及文件档案管理人员，主要负责人也应在场，以回答有关工厂运作方面的问题。


D.与工人面谈时，人事文员应在谈话室附近组织安排。


E.审核员在整理文件时，人事文员应经常去看看，以了解审核员的需求，若有复印的资料，应及时安排。


F.末次会议的陪同人员与首次会议相同。


验厂过程中的配合


1）有问必答，清楚地向审核员介绍本厂的运作方式及政策及时回答相关问题。


2）及时提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否则审核员会以“资料提供不全”而记入不合格项。同时，你提供了全面的资料，也避免了审核员可能作出的片面或不利的判断。


3）对于审核员询问的问题，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要问明白，以免误解。


4）出现不合格项，应尽量担出相关的正面的支持性的文件作证据，解释清楚，并再度征询审核员的意见。如果确属不合格问题，应立即研究纠正措施并提出整改计划。



注意事项


    如果不是突击验厂，可事先与验厂人员就验厂标准和验厂程序做一个初步沟通。

    当验厂人员提出验厂，不得拒绝，否则容易被取消资格。


3.最好不要通过送礼或消费等方式拉拢验厂人员，否则会被对方认为有贿赂的嫌疑。


4.验厂人员出示文件清单后，应立即提供相关文件，不得让对方久候。


5.一次验厂不合格，只要不是致命问题，可根据验厂报告上的整改意见对工厂进行改进后再约第二次验厂。


6.如果标准比较苛刻，可在验厂前请专业机构前来帮助整改。


细节方面


1）拿文件的时候要快，回答问题求稳。审核员来厂前，所有被查文件应该就位，即首先给人以良好的印象，表示你很重视，也支持查厂；另一方面也说明了 工厂的管理水平具备一定的档次。相反，如审核员要一个文件，你要让人家等半小时才拿来，那就会不打自招地让人怀疑你在做假。有的企业主张拖延时间，认为审 核员必须回去，拖时间就能少给资料少发现问题，其实，这样带来的麻烦更大。


陪同人员回答审核员提出的问题时，一定要慎重。特别是被审核方负责人的谈话是被视为客观证据的。比如审核员结论中常出现这样的语句：“在加班时间方面，厂方说明每月的总加班时间不超过36小时，但与工人面谈发现……”


另外，其他陪同人员的答话，虽然不作为客观证据，但都会使审核员产生某种疑问，促使审核员从其他渠道得到答案。比如在现场查验的过程中，审核员问装 配工有无定额时，装配工就随口回答：“我们有定额，完不成是不行的”。那么审核员就会立即产生疑问，即“完不成怎么不行呢？是不是利用业余时间完成的？这 个时产算不算加班呢？”所有这些问题，审核员也会通过与工人面谈得到答案。


再如，有的陪同人员为了夸奖自己的员工，会随口说“这些妹子很自觉的，不要她们加班，她们大多吃过饭就要加班了，有时整晚地做。我们不要求，全是他们自愿的。此时审核员就会想：OK！那我们就研究研究”自愿“做货算不算加班吧。


2）平时做什么事情，都应想到留下痕迹。如杀虫记录、劳动合同发放记录、员工手册发放记录、员工培训记录、消防器材检查记录、厂规厂纪研讨记录及公示图片，工人代表选举的记录，工伤及跟踪记录，三班或两班制工作排班记录，等等

除此，工厂每做一个决定，都应有文件支持，做到有根有据，比如，户口暂住证收费的文件，上班时间变更的文件，危险工具使用及更换的文件，劳保用品发放及更换的文件等，凡是没有的都要补齐。


3） 平时要做好相关资料的检查工作，千万不要等到客户通知验厂了，才忙手忙脚乱抓一气。我们应该把检查资料的工作化整为0，平时就做掉。例如，工人的考勤，危险工具更换记录和更换的处理，工资计算的审核等等。


4）不要忽略了”员工手册“。在平时的管理工作中，我们常常发现有时工人对工厂规不是很清楚，一旦有人问起来，他要嘛说不知道、不记得了，没听说 过。这对工厂管理是不利的。这就要求企业不但要制定”员工手册“，还要发放到人手一册，发放记录上还一定要求员工自己签名或打手指模。


5）注意处理好与审核员之间的关系


审核员是代表查验公司工作的，我们要积极配合，情绪上千万不要对立：审核员也是人，需要尊重。你态度好一点，配合好一点，他的感受也会好一些。但 是，不要企图好吃好喝就能解决问题，有的厂中餐招待很好，下午一听说查到了关健问题，水都没得喝了。走时，说厂里的车都不在，给你们找个的士走吧，然后车 门一关，钱也不付。所以，现有些验厂人员一旦发现有严重不合格项时，可能会委婉拒绝厂方中餐。对于这个个问题，我们应该想问题出在自己身上，想瞒没瞒得 住，被人查出来了，正说明是自己极需要去改进的，应该感谢审核员才对。


6）尽快提供证据


如果审核员发现的不符合项，有必要提供进一步证据以作解释的，必须在第二天的一早，用传真的方式传给审核员。比如工资计算的问题，对于满足最低工资 标准的工人在当月有21个正常工作日及超过的情况下，其计算好的小时工资是不符合标准的。审核员提出来了就必须拿出充分的法律证据，复印以后传真给审核员才行。


7）千万不要以为自己聪明


有许多企业，特别是劳动密集型的企业，想真正做SA8000，但苦于投资太大，在思想斗争之际，却又听说某厂搞假，竟然通过了验厂，于是也在”做假“上下起功夫来。


所以，审核中遇到不符合项时，往往审核员一说，工厂负责人就明白，但是审核员的印象却是”一过就忘“，下次验厂还是这些老问题。


其实工人负责人心知肚明，你说的不符合项往往就是他的做假项，怎么不”一点不通“呢？但是做假终归是做假，要想滴水不漏，甚至多少年如一日，这是很难很难的。


总结


很多企业面对验厂展示出不少”应付之法“，但不论手段如何高超，最终都难逃”百密一疏“的结果。供应商只有树立正确的应对态度，采取正确的应对方法，才可能走出验厂的”怪圈“。