金牌外贸业务员的Checklist

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外贸业务员每天的工作除了具有创造性的部分之外，还有很多都是事务性和程序性的。赶紧对照金牌外贸业务员的 Checklist，看看你每天的“规定动作”完成得怎样吧！


01及时回复客户询盘

收到客户询盘，是否当天或第二天就给客户回复？即使没法马上报价或者回答客户的疑惑，是否也及时回复邮件，告诉对方“邮件已收到，大概什么时候可以回复他”？


02邮件签名包括所有联系方式

发出去的邮件，是否有完整的签名，包括自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系方式。客户有紧急事情要联系你，但是邮件你没回，他翻了最近跟你往来的邮件，都没有找到电话，这是个很郁闷的事情。


03控制邮件抄送/密送范围

回复客户的邮件，是否能做到回复该回复的人，抄送该抄送的人，密送该密送的人？


04消灭每一个语法、拼写错误

写的每封邮件，是否都在发送前检查过拼写、语法、段落、字体，以及标点？


05邮件内容有的放矢

给客户写开发信，或者展会邀请函，是否能做到一对一发送，而不是抄送或者密送？


06电话后邮件确认跟进双重保险

有紧急事情跟客户通电话，通话完后，是否立刻跟进邮件，把电话里讨论的东西用 Email 复述一遍给客户确认？


07发给客户的文件合理命名

给客户的邮件里，如果有图片附件，是否做到给每张图片做好压缩处理，控制文件大小，并重命名？类似 IMAGE1256 这样的文件名是绝对不可以出现的，假设这张图片拍的是你这个订单出货时集装箱拖柜的箱封号，那就可以重命名成“loading supervision - seal number”，就一目了然。客户如果要把图片另存到电脑中，也不需要浪费时间重命名了。


08寄样附上报价单

给客户寄样品，是否会把报价单打印好，随样品一起寄，让客户收到样品后，就可以立刻对照报价单看具体的产品参数和对应价格？


09寄样附上公司标签

给客户的样品，上面是否有 sticker 或者 hangtag，标注产品的品名、参数及自己公司信息和联系方式，以及价格？客户可能针对同一款产品问几家不同的供应商要样品，客户可能时间一长忘了，把你的样品当成你同行寄的，结果订单给别人了。


10样品务必妥善包装

如果样品用纸箱装，是否在箱子的上下层，各垫上一块纸板，以免客户用刀划开箱子的时候，不小心划伤里面的样品？


11寄样记得附上名片

给新客户寄样品，是否记得在快递袋或者箱子里，放上自己的名片？而且至少放两张？因为有的时候，客户自己留一张，然后把另一张给他上级或者助手。又或者客户的同事也有类似产品的需求，那他也可以随手给别人。


12送文件妥当包装

给客户寄文件发票等纸张类东西，是否用塑料袋包好，再装进信封或快递袋，以免客户一撕开，就不小心撕破了？另外，塑料袋是否打孔，以免胀气？


13重要单据扫描留底

样品被快递员取走后，是否及时提供单号给客户，并扫描底单作为附件一并发送？


14寄出样品后即时跟进

寄出的样品，随时在网上查询进展，一旦发现客户公司已经签收快件，只要不是客户本人签收，是否会把网页链接和截图发邮件给客户，跟进快件进展？


15重要合同别忘签字盖章

跟客户签订的合同，是否在每一页都有签字和盖章？而不仅仅在最后一页的签名处签字盖章？